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DocuWare als DMS bei Großprojekt Rosensteintunnel Stuttgart

"Dank DocuWare Cloud verfügen wir auf Bauherrenseite über eine moderne Dokumentationsplattform."

19. November 2015 

„Dank DocuWare Cloud verfügen wir auf Bauherrenseite über eine moderne Dokumentationsplattform, die sicherstellt, dass alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert sind .“ Gerd Schwertner, Projektleitung Straßentunnel und Konstruktion Tunnel, Landeshauptstadt Stuttgart, Tiefbauamt

Kom­ple­xe Stra­ßen­bau­pro­jek­te er­for­dern neben Fach­kom­pe­tenz ein hohes Maß an Or­ga­ni­sa­ti­ons- und Ko­or­di­na­ti­ons­auf­wand. Beim Stra­ßen­bau­pro­jekt Ro­sen­stein­tun­nel gehen die Ver­ant­wort­li­chen der Lan­des­haupt­stadt Stutt­gart des­halb neue Wege und nut­zen Do­cu­Wa­re als mo­der­nes DMS-Cloud-Kon­zept als vir­tu­el­le Pro­jekt­raum-Lö­sung.

„Hoch ef­fi­zi­ent tief bauen“

Bei der Rea­li­sie­rung des Groß­pro­jekts steht das Tief­bau­amt Stutt­gart als ver­ant­wort­li­cher Auf­trag­ge­ber vor einer Mam­mut­auf­ga­be. Mit einer Ge­samt­län­ge von rund 1.300 Meter un­ter­quert das Bau­werk den Ro­sen­stein­park und Teile des zoo­lo­gisch-bo­ta­ni­schen Gar­tens Wil­hel­ma.

Ein wich­ti­ger Be­stand­teil des Stra­ßen­bau­pro­jekts ist der Rückbau vor­han­de­ner Ver­kehrs­flä­chen, die durch Grünflä­chen er­setzt wer­den und den An­woh­nern den Zu­gang zum Ne­ckar­ufer er­leich­tern. Ziel der Pla­nung des 2013 ge­star­te­ten und vor­aus­sicht­lich 2020 kom­plett ab­ge­schlos­se­nen Pro­jekts ist eine mög­lichst um­welt-, na­tur-und heil­was­ser­scho­nen­de Rea­li­sie­rung des Tun­nels. „Der Um­fang die­ses Pro­jekts über­trifft in vie­ler­lei Hin­sicht alle bis­he­ri­gen Bau­vor­ha­ben un­se­res Amtes. Das gilt so­wohl für die bau­tech­ni­schen Her­aus­for­de­run­gen als auch für die enor­me Menge an Do­ku­men­ten, die im Rah­men der ge­sam­ten Bau­ab­wick­lung er­stellt, aus­ge­tauscht und ar­chi­viert wer­den müssen“, er­klärt Gerd
Schwert­ner, Mit­ar­bei­ter der Pro­jekt- und Bau­lei­tung sowie Ver­ant­wort­li­cher für die DMS-Ein­führung im Stra­ßen­bau­pro­jekt Ro­sen­stein­tun­nel.

Um dem Tief­bau­amt und den be­tei­lig­ten In­ge­nieur­büros der Bauüber­wa­chung und der Bau­ober­lei­tung auf Bau­her­ren­sei­te ta­ges­ak­tu­el­len Zu­griff auf alle re­le­van­ten Do­ku­men­te zu er­mög­li­chen, emp­fahl ein in die Pro­jekt­pla­nung in­vol­vier­tes In­ge­nieur­büro die Im­ple­men­tie­rung eines elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems als zen­tra­les Ar­chiv.
Da je­doch alle Be­tei­lig­ten über ei­gen­stän­di­ge ab­ge­si­cher­te EDV-Netz­wer­ke verfügen, die den Da­ten­aus­tausch un­ter­ein­an­der stark li­mi­tie­ren, kam eine lo­ka­le DMS-In­stal­la­ti­on an einem der Stand­or­te nicht in Be­tracht.

Die Lö­sung: Do­cu­Wa­re

Als in­no­va­ti­ve Al­ter­na­ti­ve bot sich der Rück­griff auf eine mo­der­ne DMS-Cloud-Lö­sung an. Via In­ter­net über die nor­ma­le Brow­ser-Ober­flä­che kön­nen – ohne klas­si­sche Soft­ware-In­stal­la­ti­on auf dem lo­ka­len Rech­ner – Do­ku­men­te in der ge­hos­te­ten Cloud ab­ge­legt, ge­sucht, an­ge­zeigt, her­un­ter­ge­la­den, be­ar­bei­tet und in na­he­zu be­lie­bi­ge Ver­wal­tungs­pro­zes­se ein­ge­bun­den wer­den. Die Do­ku­men­te sind dabei si­cher in der Cloud ge­spei­chert.

Nach Ein­ga­be einer Be­nut­zer­ken­nung be­fin­det sich der An­wen­der in sei­ner ge­wohn­ten Ar­beits­um­ge­bung und hat je­der­zeit und an jedem Ort Zu­griff auf alle Do­ku­men­te sowie Vor­gän­ge. „Eine DMS-Cloud-Lö­sung erfüllt nicht nur die für unser Pro­jekt not­wen­di­gen tech­no­lo­gi­schen Vor­aus­set­zun­gen, das heißt un­ein­ge­schränk­ter Zu­griff aus ver­schie­de­nen EDV-Net­zen. Sie bie­tet uns darüber hin­aus ein hohes Maß an Fle­xi­bi­li­tät und Trans­pa­renz“, er­läu­tert Gerd Schwert­ner.

Die Wahl fiel auf Do­cu­Wa­re Cloud, eine SaaS-Lö­sung, die neben ihrem hohen Si­cher­heits­stan­dard und der in­tui­ti­ven Be­dien­bar­keit durch eine brei­te Aus­wahl an maß­ge­schnei­der­ten Pa­ket­lö­sun­gen für un­ter­schied­lichs­te Ein­satz­sze­na­ri­en über­zeug­te. Das Tief­bau­amt ent­schied sich für die Pro­fes­sio­nal-Va­ri­an­te, die dem Kun­den neben dem vol­len Funk­ti­ons­um­fang der Do­cu­Wa­re-Soft­ware eine un­be­grenz­te Zahl von Nut­zern ge­stat­tet. Aus­ge­stat­tet ist das Pro­fes­sio­nal-Pa­ket mit einem Spei­cher­vo­lu­men von 50 GByte, das der An­wen­der bei Be­darf fle­xi­bel er­wei­tern kann. Die Lö­sung ent­hält eben­falls das in­no­va­ti­ve Modul In­tel­li­gent In­dex­ing. Der web­ba­sier­te, selbst­ler­nen­de Ser­vice er­mög­licht An­wen­dern einen hohen Au­to­ma­ti­sie­rungs­grad bei der Klas­si­fi­zie­rung von Do­ku­men­ten.

Im­ple­men­tiert und an kun­den­spe­zi­fi­sche Wünsche an­ge­passt wurde die Cloud-Lö­sung von EDR Soft­ware. Über ent­spre­chen­de Zu­satz­mo­du­le rea­li­sier­ten wir die An­bin­dung an das vor­han­de­ne Email-Sys­tem Out­look eben­so wie die Op­ti­on, Do­ku­men­te über den Win­dows-Ex­plo­rer di­rekt in den zen­tra­len Do­ku­men­ten-Pool zu trans­fe­rie­ren.

Vor­tei­le

Die Do­cu­Wa­re-Cloud wird seit Mai 2015 von den Pro­jekt­be­tei­lig­ten pro­duk­tiv ge­nutzt. Im Laufe von fünf Mo­na­ten wur­den rund 4.000 mehr­sei­ti­ge Do­ku­men­te im Di­gi­tal­ar­chiv ab­ge­legt. Dar­un­ter be­fin­den sich circa 1.500 Alt­do­ku­men­te aus den Jah­ren 2013 und 2014, die – so­weit sie in Pa­pier­form vor­la­gen – ge­sam­melt ge­scannt und struk­tu­riert ar­chi­viert wur­den. Für die Di­gi­ta­li­sie­rung ste­hen dem Tief­bau­amt leis­tungs­star­ke Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te zur Verfügung. Der Do­ku­men­ten­be­stand be­steht ak­tu­ell haupt­säch­lich aus elek­tro­ni­schen oder per Brief­post ver­sand­ten Pa­pier­do­ku­men­ten, die von allen Be­tei­lig­ten in das Sys­tem ein­ge­speist wer­den. Die Ab­la­ge der wö­chent­lich mehr als 100 Neu­do­ku­men­te er­folgt nach ge­mein­sam er­ar­bei­te­ten klar de­fi­nier­ten Ord­nungs­kri­te­ri­en. Eine Ver­k­nüpfungs­funk­ti­on, die es er­mög­licht, sich Do­ku­men­te zu einem be­stimm­ten Sach­ver­halt ge­sam­melt an­zei­gen zu las­sen, soll das Ab­la­ge­sys­tem in Kürze er­gän­zen.

Für die Di­gi­ta­li­sie­rung von groß­for­ma­ti­gen gra­fi­schen Dar­stel­lun­gen, Pro­jekt- und Bau­plä­nen kön­nen die Be­tei­lig­ten auf die Diens­te der Fach­ab­tei­lung „Ver­viel­fäl­ti­gung“ des Tief­bau­am­tes zurück­grei­fen, die über ent­spre­chen­de Spe­zi­al­scan­ner verfügt. Der An­teil der Bau­plä­ne im Cloud-Ar­chiv soll nach Plä­nen der Ver­ant­wort­li­chen in Zu­kunft deut­lich er­höht wer­den.

Eben­falls aus­ge­baut wer­den soll die mo­bi­le Nut­zung der Do­cu­Wa­re-Cloud. Re­gel­mä­ßi­ge Pro­jekt­be­spre­chun­gen mit allen Be­tei­lig­ten und Fremd­fir­men di­rekt vor Ort in den Baubüros er­for­dern viel­fach den Rück­griff auf vor­he­ri­ge Be­spre­chungs­pro­to­kol­le, ver­trag­li­chen Schrift­ver­kehr und Pro­jekt­plä­ne. Eine Op­ti­on, die die Do­cu­Wa­re-Cloud voll­um­fäng­lich bie­tet, die bis­her al­ler­dings noch am Feh­len leis­tungs­fä­hi­ger Ta­blet-Com­pu­ter schei­tert. „Der Pa­ra­dig­men­wech­sel bei der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung hin zu di­gi­ta­len Lö­sun­gen ist auch in un­se­rer kom­mu­na­len Ver­wal­tung in vol­lem Gange, den­noch er­for­dern der­ar­ti­ge In­ves­ti­ti­ons­ent­schei­dun­gen nach wie vor ausführ­li­che Begründun­gen. Ich bin al­ler­dings si­cher, dass wir auch hier
kurz­fris­tig Lö­sun­gen fin­den wer­den“, so Gerd Schwert­ner.

Fazit

Für die etwa 30 Mit­ar­bei­ter in der Bauüber­wa­chung , der Bau­ober­lei­tung und dem Tief­bau­amt, die die Do­cu­Wa­re-Cloud aktiv nut­zen, stellt das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem laut Gerd Schwert­ner in­zwi­schen eine un­ver­zicht­ba­re In­for­ma­ti­ons­platt­form dar. Nach sei­nen Wor­ten ist die Ak­zep­tanz der Lö­sung­trotz an­fäng­li­cher Skep­sis bei ei­ni­gen Be­tei­lig­ten an cloud­ba­sier­ten Pro­jekträu­men suk­zes­si­ve ge­stie­gen. „Zwar haben wir mit gro­ßen Do­ku­men­ten­men­gen ge­rech­net, un­se­re Befürch­tun­gen wur­den je­doch weit über­trof­fen. Ohne den Ein­satz eines di­gi­ta­len Ar­chivs sind diese In­for­ma­ti­ons­men­gen de­fac­to nicht hand­hab­bar“, resümiert Gerd Schwert­ner.

Eine Viel­zahl von Vor­tei­len bie­tet nach sei­ner Ein­schät­zung die Nut­zung der Cloud-Lö­sung. Auf­wän­di­ge und teil­wei­se kos­ten­in­ten­si­ve Ein­grif­fe in vor­han­de­ne IT-In­fra­struk­tu­ren wer­den da­durch kom­plett ver­mie­den. Do­cu­Wa­re Cloud bie­tet darüber hin­aus über das Li­zenz­mo­dell kom­plet­te Kos­ten­kon­trol­le und durch ihre In­te­gra­ti­ons­fä­hig­keit ein hohes Maß an Fle­xi­bi­li­tät. „Nach den bis­her ge­mach­ten po­si­ti­ven Er­fah­run­gen und an­ge­sichts­der stei­gen­den Kom­ple­xi­tät von Groß­bau­pro­jek­ten bin ich zu­ver­sicht­lich, dass wir den Ein­satz der cloud­ba­sier­ten Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Lö­sung in Zu­kunft wei­ter aus­bau­en wer­den.“

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