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Dokumentenmanagement

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DocuWare

Bis zu 40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter bei der Projektarbeit mit der Suche nach Informationen in E-Mails, Ordnern, Festplatten und Aktenschränken.

Die Verteilung und Ablage von Dokumenten sowie die Recherche nach Unterlagen ist mit konventionellen Methoden häufig sehr aufwändig und die Arbeitsabläufe sind unwirtschaftlich.

Wie wäre es, wenn Sie diese vergeudete Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen und in die Projektarbeit investieren könnten?

Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen wechseln zu digitalem Dokumentenmanagement und sichern sich so einen Vorsprung im Markt.

  • Ein zentraler Dokumenten-Pool
  • Perfekte Integration in die bestehenden Unternehmenssysteme
  • Perfekte, durchgängige und sichere Projektdokumentation
  • Verbesserung der internen und externen Kommunikation (lokale Lösung und/oder Projektraum)
  • Schnelle und einfache Recherche
  • Standortunabhängiger und mobiler Zugriff (Android/iOS)
  • Einfachere Erreichung von Qualitätszielen (z.B. Fehlervermeidung, Kundenzufriedenheit)
  • Effektive Geschäftsprozesse: immer eine vollständige Baudokumentation

Die Dokumentenmanagement-Lösung
DocuWare bietet viele Möglichkeiten, Sie in der Kommunikation und Archivierung Ihrer Projekte zu unterstützen.

Dabei kann DocuWare als lokale Lösung oder als Projektraum mit externen Projektbeteiligten eingesetzt werden.

Suchen und schnell finden

Dokumentenmanagement bringt hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse: der komplette digitale Dokumentenbestand kann über eine einfach gegliederte Suchmaske nach verschiedenen Themen und Filterkriterien durchforstet werden.

Somit ist beispielsweise eine effektive Suche nach E-Mails möglich, die zum Thema „Nachtrag“ von einem bestimmten Absender innerhalb eines festgelegten Zeitraums im System eingegangen sind. Auch Textinhalte von E-Mails oder in PDF-Dateianhängen können durchsucht werden.

Funktionen im Überblick

  • Übersichtliche Benutzeroberfläche mit Vorschau der Dokumente und Anhänge
  • Persönliche und Projekt-Briefkörbe
  • Schneller Zugriff auf alle Dokumente
  • Unterwegs mit DocuWare: Dokumente auf Ihrem Smartphone

Auch mobil den Überblick behalten

Von der Korrespondenz bis hin zu den gesamten Projektakten finden Sie alle geschäftskritischen Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool.

 

Berechtigte Mitarbeiter können so weltweit auch mobil mit einem Klick auf diese zugreifen. Workflow-Prozesse ermöglichen Ihnen jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand.

Mehr Informationen (externer Link)

Funktionen im Überblick

  • Mobiler Zugriff mit Smartphone und Tablet
  • Workflowschritte von unterwegs erledigen (z.B. Freigaben)

MS Outlook wie gewohnt nutzen und E-Mails ablegen

Erledigen Sie die Ablage Ihrer E-Mails mit dem Drücken des "Senden und ablegen"-Buttons! Mit dem Zusatzmodul "Connect to Outlook" wird eine Schaltfläche direkt in die Outlook-Leiste integriert. Sie arbeiten weiter wie gewohnt und archivieren Ihre E-Mails zeitgleich im Dokumenten-Pool.

Ein Ablagedialog gibt Ihnen nach dem Versand Projekte und Indexbegriffe vor. Und es kommt noch besser: der "Intelligent Indexing Service" indiziert Ihre E-Mails automatisch! Außerdem können Sie direkt in MS Outlook eine Dokumentensuche im Archiv anstoßen - und haben zum Beispiel die letzten Schreiben eines Kunden sofort wieder vor sich.

Mehr Informationen (externer Link)

Funktionen im Überblick

  • Persönliche und Projekt-E-Mails direkt aus MS Outlook im Dokumentenpool ablegen
  • Dokumentensuche direkt in MS Outlook anstoßen
  • Praktisch: in Outlook auf archivierte Mails zugreifen

Effektive Prozesse im Büro und im Projekt

Dokumenten-Management verkürzt Arbeitsabläufe - egal ob in der Projektarbeit, Auftragsbearbeitung oder in der Buchhaltung.

Dokumente werden automatisch an verantwortliche Mitarbeiter weitergeleitet.
Prozesse lassen sich so von Stunden auf Minuten reduzieren.

Mehr Informationen über das Zusatzmodul Workflow Manager (externer Link)

Funktionen im Überblick

  • Absolute Datensicherheit
  • Flexible Skalierbarkeit: Die DocuWare Basissoftware lässt sich flexibel durch Zusatzmodule ("Desktop Apps") ergänzen und so jederzeit funktional erweitern. In der DocuWare Cloud-Lösung sind die meisten dieser Module bereits enthalten.
  • Perfekte Integration in die bestehenden Unternehmenssysteme: DocuWare integriert sich und seine Dokumente außergewöhnlich flexibel in nahezu jedes andere Programm. Ob per einfachster menügeführter Konfiguration oder über das umfangreiche Software-Developer-Kit entscheiden unsere Kunden selbst. Auch die Einbindung von Scannern, Multifunktionsgeräten oder mobilen Geräten ist möglich.

Integration in Windows Explorer

 

Der Dokumentenpool kann direkt in den Windows Explorer integriert werden. Somit bleiben gewohnte und intuitive Arbeitsabläufe erhalten.

 

Funktionen im Überblick

  • Dokumente einfach durch Speichern oder Drag & Drop in der Ordnerstruktur ablegen
  • Suche direkt in der Ordnerstruktur des Explorers

DocuWare als Projektraum

Neben der Verwendung als lokales Dokumentenmanagement kann DocuWare als Online-Projektraum eingesetzt werden. Auch eine Kombination beider Lösungen ist möglich. Lokale Dokumente können per Click in der Cloud veröffentlicht werden.

Mit dem DocuWare-Projektraum steht Ihnen eine einfache Lösung zum Austausch von Dokumenten mit externen Beteiligten zur Verfügung. Funktionen wie steuerbare Zugriffsrechte und Workflows erleichtern und optimieren Ihre Projektprozesse.

Mehr Informationen über DocuWare Cloud (externer Link)

Funktionen im Überblick

  • unterschiedliche Zugriffsrechte, je nach Projektrolle
  • Kombination von lokalem und Online-System: keine doppelte Ablage
  • Zur Verteilung gekennzeichnete Dokumente werden automatisch in den Projektraum hochgeladen und die Empfänger per Mail informiert.
  • Ansehen, Verteilen und Ablegen in einem Schritt