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Die DocuWare-Cloud als Projektraum

Die DocuWare-Cloud als Projektraum: Pläne und Dokumente ablegen und austauschen!

6. Juli 2016

Wir haben unsere langfährigen Erfahrungswerte im Bauprozessmanagement dazu genutzt, eine bauspezifische Konfiguration umzusetzen.

Die DocuWare-Cloud ist durch unsere Anpassungen jetzt als Planarchiv und Planmanagementsystem einsetzbar. DocuWare ist über Ihren Internet-Browser, den Windows-Explorer-Client und als mobile App verfügbar; so haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Plandaten: egal, ob Sie unterwegs oder am Arbeitsplatz sind.

Dabei erfolgt eine strukturierte Ablage von Plandateien (pdf,dwg,..) mit Hilfe einer
vorgegebenen Plancodierung und eine Benachrichtigung der Projektbeteiligten per E-Mail nach Eingang neuer Pläne.

Abzulegende Plandateien werden im DocuWare Web-Client zunächst vom Anwender in
dessen persönlichen Briefkorb hochgeladen und bei Bedarf „geheftet“ (z.B. pdf- und dwg-Format eines Plans als ein Planpaket).

Im Anschluss erfolgt dann die Ablage in das Archiv mit Hilfe des vorgegebenen Plan-
Nummernschlüssels, welcher individuell für das jeweilige Projekt vorgegeben werden kann.

Durch eine komfortable Suchfunktion ist es jederzeit möglich, Pläne schnell und einfach im System zu finden und herunterzuladen. Bei Bedarf können Planlisten auch als CSV-Datei exportiert werden. Der integrierte Viewer bietet die Möglichkeit, Plankorrekturen bzw. Planprüfungen („Redlining“) durchzuführen.

 

Sreenshot: Filterbare Planliste – Sie finden schnell, was Sie suchen!

Mit der App „DocuWare Mobile“ (für Android, iOS und Windows) greifen Sie auch unterwegs auf die Plandateien zu.

Oberfläche der App „DocuWare mobile“

Eine wichtige Voraussetzung für ein Planmanagementsystem ist die Unveränderbarkeit der Daten. Fehlerhafte Pläne können mit Hilfe der Stempelfunktion in DocuWare z.B. nur vom jeweiligen Ersteller nach Passworteingabe storniert werden. Aufgabenlisten unterstützen den Anwender dabei, seine neu eingestellten Pläne schnell wiederzufinden oder die Neuerungen nach einer längeren Abwesenheit schnell zu erfassen.

Auch ohne regelmäßigen Zugriff auf das System hilft die E-Mail-Benachrichtigung von
DocuWare, die Projektbeteiligten unkompliziert über neue Pläne zu informieren.

Eine Besonderheit von DocuWare ist die Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung des Benutzers. Nach Installation der Windows-Explorer-Desktop-App und der Herstellung der Verbindung zum Cloud-System ist ein Zugriff auf das Planarchiv ohne weiteren Login direkt über den Windows-Explorer möglich.

Neben der Recherche im Datenbestand können Pläne sehr einfach per Drag&Drop in
DocuWare abgelegt werden.

Nach dem Projektende kann eine Archivierung über das selbsttragende Archiv DocuWare-Request erfolgen. Sämtliche Projektdaten sind dann offline verfügbar und können langfristig zusammen mit anderen projektbezogenen Daten archiviert werden. Natürlich ist auch hier eine (Volltext-) Suche im Datenbestand möglich.

Ausblick:

Um die Eingabe der Stammdaten bzw. der Plancodierung der Pläne zu erleichtern, werden wir in Kürze auch eine Möglichkeit bereitstellen, die Ablage anhand vordefinierter Datei-namenskonventionen automatisch durchführen zu lassen. Somit muss der Planer lediglich das Indexdatum und den Plantitel ergänzen, sofern diese Stammdaten im Planarchiv benötigt werden. Alle übrigen Informationen der Plancodierung werden im Hintergrund über den DocuWare-Workflow-Manager aus dem Dateinamen des Plans ermittelt.

Für externe Beteiligte, welche selbst kein Benutzerkonto im System besitzen, kann bei
Bedarf ein sogenannter Gastzugang eingerichtet werden. Mit Hilfe eines Downloadlinks ist somit jederzeit auch für diese Personengruppe ein Zugriff auf das System und die Plandateien möglich (DocuWare „URL-Integration“).

Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Projekte und reibungslose Zusammenarbeit.

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