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Mängel-Synchronisation mit docma SHARE

Machen Sie Ihr Mängelmanagement noch besser: als erster Anbieter auf dem Markt ermöglicht edr software einen innovativen Datenabgleich.

21. September 2016

Das Tool „docma SHARE“ koppelt eigenständige Mängelmanagementsysteme von Bauherren und GU.

Die Anwendung docma SHARE ermöglicht den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Mandanten unserer Mängelmanagementlösung docma MM. Dabei erfolgt eine Kopplung von Projekten unterschiedlicher Datenbanken in docma MM, um z.B. Mängel und Statusänderungen zwischen der Systemumgebung des Bauherren und des GU automatisch abzugleichen.

Beispiel:docma MM wird bei einem Projekt vom GU und vom Bauherrn in jeweils eigenen Systemen eingesetzt. Beide Parteien verwalten Mängel also separat, obwohl diese inhaltlich zusammengehören (Medienbruch).

Die zeitaufwändigen Folgen:

  • Mangellisten müssen abgetippt oder über Excel aufbereitet und eingelesen werden; es entstehen unnötige Personalkosten.
  • Die Übergabe von Anlagen (Fotos oder Planausschnitte) ist nicht möglich oder sehr aufwändig.
  • Die Raumbezeichnungen sind oft nicht identisch oder nicht detailliert genug. Daher ist die Verortung unklar und macht Nachbearbeitung erforderlich bzw. führt zu Rückfragen durch den NU.
  • Informationen wie z.B. Gewerke müssen nachgepflegt werden, da die Beteiligten eigenständige Bezeichnungen und Listen verwenden.
  • Freimeldungen müssen beidseitig zeitintensiv in der Mangelhistorie nachgepflegt werden.

Nutzen für die Projektbeteiligten durch den Einsatz von docma SHARE:

  • Zeitersparnis durch automatische Übergabe von Mängel und Statusänderungen
  • Eindeutige Verortung durch einheitliche Raumstruktur
  • Vereinfachung des Mängelmanagementprozesses durch Verzicht auf Mangelschreiben
  • Hohe Datenqualität durch Übernahme von Fotos und Planausschnitten
  • Intelligente Übergabe von Mangelstammdaten z.B. durch „Übersetzung“ von Gewerkelisten
  • Gegenseitige Eingangsbestätigung durch Nutzung der E-Mail-Benachrichtigung
  • Kein Zugriff Externer auf die eigene Systemumgebung
  • Alle Beteiligten bleiben „Herr“ bzw. Eigentümer Ihrer Daten
  • Hohe Flexibilität (z.B. Beschränkung auf die Phase des Ausbaus und der Abnahme)

Voraussetzungen für den Einsatz von docma SHARE:

  • docma MM ab Version 8.3 und MM-API ab Version 2.3 (gilt für Quell- und Zielsystem)
  • Jeder beteiligte Mandant hat einen Vertrag über ein eigenes docma MM-System (Web-Lösungen und Inhouse-Lösungen werden unterstützt).
  • Schriftliche Vereinbarung zu den Szenarien und Festlegungen des Datenaustausches zwischen den Kunden der zu koppelnden Systeme
  • Vertrag über die Einrichtung und den Betrieb einer SHARE-Projektlösung

Ihre nächsten Schritte:

  • Vereinbarung der vertraglichen Grundlagen
  • Aufsetzen der zu koppelnden docma MM-Projekte (Quelle und Ziel)
  • Festlegung des führenden Systems für die Pflege der Raumstruktur
  • Gemeinsame Festlegung der Szenarien (Intervall, Richtung, Mangelstammdaten oder Statusänderungen, Anlagen, E-Mail-Benachrichtigung)
  • Definition des Mappings der Mangelstammdaten für das Zielsystem (Felder, Feldinhalte und „Übersetzung“ von Wertelisten)
  • Vereinbarung der zu übergebenden Statusänderungen und Mapping der Statuslisten (getrennt für beide gekoppelten Systeme)
  • Einrichtung der E-Mail-Eingangsbestätigungen für die festgelegten Szenarien

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