4. Juli 2025
KI-Gamechanger: Intelligente Dokumentenverarbeitung mit DocuWare
Mit DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) automatisieren Sie zeitaufwändige Routineaufgaben wie das Sortieren, Trennen, Klassifizieren, Auslesen, Prüfen, Weiterleiten und Archivieren von Dokumenten. So gewinnen Sie Zeit, reduzieren Fehler und schaffen Freiräume für wichtigere Aufgaben.
Die Verwaltung und Bearbeitung großer Dokumentenmengen ist in vielen Unternehmen ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. DocuWare bietet dafür moderne IDP-Technologien (Intelligent Document Processing), die auf künstlicher Intelligenz basieren – für mehr Effizienz, Genauigkeit und Automatisierung. Ob Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Auftragsdokumente, Personalunterlagen, etc. – mit IDP werden jegliche Dokumente zum Selbstläufer im Arbeitsalltag.
Wichtige KI-gestützten Funktionen von DocuWare im Überblick
1. Splitting – Dokumente automatisch trennen
Mit dem KI-gestützten Splitting trennt DocuWare automatisch Stapel-Scans in einzelne PDF-Dokumente. Dabei werden sowohl visuelle Merkmale als auch textbasierte Informationen berücksichtigt. Kunden profitieren von einem vortrainierten Modell, das sich mithilfe eigener Daten weiter optimieren lässt. Eine intuitive Validierungsschnittstelle sorgt dafür, dass korrekt aufgeteilte Dokumente schnell bereitstehen.
2. Klassifizierung – Dokumente intelligent zuordnen
Die Klassifizierung ordnet Dokumente automatisch vordefinierten Kategorien zu – etwa Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen. Diese Klassengruppen lassen sich individuell anpassen und trainieren, was besonders bei unternehmensspezifischen Anforderungen von Vorteil ist.
3. Extraktion – Daten zuverlässig herausfiltern
Mit der automatischen Datenextraktion erkennt DocuWare zuverlässig Inhalte aus unterschiedlichsten Dokumententypen: von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Formularen oder Briefen. Selbst komplex strukturierte Daten, wie z.B. Einzelposten auf Rechnungen, werden präzise erfasst und verarbeitet.
4. Handschriftenerkennung – analoge Informationen digitalisieren
Ein weiteres Highlight ist die Handschriftenerkennung, die handschriftlich ausgefüllte Dokumente analysiert und in bearbeitbaren Text umwandelt. So lassen sich auch Formulare oder Notizen effizient digital verarbeiten.
Schlüsseltechnologien hinter DocuWare IDP
Starten Sie mit DocuWare Intelligent Document Processing in eine neue Generation der Dokumentenerfassung, die KI, OCR, HTR und mehr nutzt, um Dokumente vorzubereiten und die Automatisierung zu optimieren.
- Optical Character Recognition (OCR): Die optische Zeichenerkennung wandelt gescannte Bilder und PDF-Dokumente in maschinenlesbaren Text um – eine zentrale Voraussetzung für Splitting, Extraktion und Klassifizierung. Sie ist Basis für die Bestimmung des Dokumententyps und der Trennstellen.
- Machine Learning (ML): Das Dokumentenmanagement-System lernt aus Beispielen und verbessert kontinuierlich die Genauigkeit bei der Erkennung, Kategorisierung und Datenextraktion.
- Natural Language Processing (NLP): DocuWare versteht semantische Zusammenhänge, z. B. ob ein Textabschnitt zu einer Rechnung oder einem Vertrag gehört.
- Künstliche Intelligenz (KI/AI): Das System trifft intelligente Entscheidungen, z. B. zur automatischen Validierung oder Dokumentzuordnung.
- Regelbasierte Automatisierung: Die webbasierte Cloudlösung ergänzt KI durch konfigurierbare Workflows – etwa zur Weiterleitung bestimmter Dokumenttypen an definierte Stellen im Unternehmen.
- Cloud-Computing & APIs: Sie stellen die Skalierbarkeit und nahtlose Integration in bestehende Systeme (z. B. ERP oder CRM) sicher.
Nutzen auf verschiedenen Ebenen
- Für Unternehmen: Kostenersparnis, Effizienzsteigerung, Wettbewerbsvorteil
- Für Mitarbeitende: Entlastung bei Routineaufgaben, bessere Arbeitsbedingungen
- Für Kunden: Schnellere Services, höhere Bearbeitungsqualität
