DocuWare − Effizientes Dokumentenmanagement & nahtlose Workflow-Automation
Kernprozesse optimieren und Produktivität steigern
Mit dem intelligenten System für das Dokumentenmanagement DocuWare können Sie sämtliche Geschäftsunterlagen wie z.B. Rechnungen, Aufträge, Gutachten, Protokolle, Pläne, etc. in einem zentralen Dokumentenpool für alle MitarbeiterInnen sicher archivieren, flexibel bereitstellen und effizient nutzbar machen.
Kernbereiche der Dokumentenverwaltung DocuWare
- Ausgereifte Indizierung: Intelligent Indexing & Volltextsuche für schnelles Ablegen und Suchen von Dokumenten
- Definierbare Workflows: Koordinierung der internen Zusammenarbeit & Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse
- Mobile Apps: Zeitunabhängige Verfügbarkeit der elektronischen Aktentasche & Erledigung dringlicher Aufgaben von unterwegs
- Automatische Bauakten-Generierung: Entstehung von Bauakten über die projektspezifische Ablagestruktur & Verschlagwortung
- Integriertes Planmanagement: Automatisiertes Ordnen von Bauplänen nach Aktualität
- Diverse Bereitstellungsoptionen: Zugang zu Dokumenten über Zugriffsrechte, Datentransfer und Speichermedien
- Betriebliches Formularmanagement: Vorgefertigte Masken für die interne Verwaltung (z.B. Reisekosten, Urlaubsanträge, Bestellungen etc.)
Wie möchten Sie das digitale DMS-System DocuWare nutzen?
Cloudlösung
Entscheiden Sie sich für DocuWare als Cloud-Lösung, müssen Sie sich über Server-Hardware, komplexe IT-Aufgaben und hohe Anfangsinvestitionen keine Gedanken machen. Sie kommen in den Nutzen einer flexibel skalierbaren Anwendung. Profitieren Sie von der Aktualität, Sicherheit und Verfügbarkeit, die das System dank automatischer Updates, Backups & zuverlässigem Cloudcomputing bietet.
On Premise-Lösung
Sind in Ihrem Unternehmen leistungsstarke IT-Ressourcen vorhanden, kann die DocuWare-Lösung auch über das firmeneigene Rechenzentrum bereitgestellt und gewartet werden. Wählen Sie je nach Anforderung und Unternehmensgröße die passende Server-Lizenz und ergänzen Sie enthaltene Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.
Zentrale Funktionen des DMS-Systems DocuWare
Intelligent Indexing
Das Intelligent Indexing von DocuWare erkennt die zentralen Schlüsselinformationen eines Dokuments und überträgt diese automatisch in die Indexierungsmaske. Dank der künstlichen Intelligenz merkt sich das System jedes Dokument und jede Indexkorrektur, so dass die Indizierung schnell, genau und zuverlässig funktioniert.
Workflow-/Aufgabenmanagement
DocuWare automatisiert und beschleunigt Prozesse durch digitale Workflows, Sie verbinden Dokumente, Aufgaben und Personen miteinander. Mit dem DocuWare Workflow Manager lassen sich präzise Regeln für die Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung erstellen.
Elektronische Signaturen
Binden Sie einen qualifizierten Signatur-Anbieter mit höchsten Sicherheitsansprüchen in Ihre Workflows ein. Somit können Sie unterschiedliche Dokumente wie Verträge, Abrechnungen, etc. mit einer rechtskräftigen, elektronischen Unterschrift versehen.
Dokumentenarchiv
Mir DocuWare importieren Sie alle Dokumente schnell ins Archiv: Egal ob gescannt oder digital, eingehend oder ausgehend, unabhängig vom Speicherort oder dem Erstellungsprogramm. Beim Import werden die Dokumente automatisch indexiert anhand von Metadaten, Dokumenteninhalten oder Barcodes.
Allgemeine E-Mail-Integration
Importieren Sie E-Mails von Google, Yahoo, Web.de & anderen Webmail-Clients direkt ins sichere DocuWare-Archiv. So können Sie die Inhalte für die Workflow-Automation nutzen und Ihre Ihre Geschäftskommunikation sicher vor Manipulationen schützen.
Outlook-Integration
Integrieren Sie Microsoft Outlook in Ihre Büro-Automation. Ein- und ausgehenden E-Mails werden sicher archiviert und in Workflows eingebunden. Relevante Suchansichten sind direkt in Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client für die Dokumentenrecherche nicht verlassen müssen.
Elektronische Formulare
Mit DocuWare Forms erstellen Sie webbasierte Formulare ohne Programmieraufwand. Es stehen Ihnen dafür Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdowns, Kalendereingaben, Datei-Uploads & viele weitere Elemente zur Verfügung. Die AdressatInnen greifen per Link auf das Formular zu und können es in jeden beliebigen Browser ausfüllen.
Dublettenprüfung
Anhand der Dublettenprüfung von DocuWare können Sie Duplikate automatisch identifizieren und eliminieren. Das bezieht sich sowohl auf Inhalte von Dokumenten als auch auf Metadaten wie Dateinamen oder Indexwerte. Ein unverzichtbares Instrument, um die Qualität und Verwaltung der Daten zu optimieren, Fehler zu minimieren, die Effizienz bei der Dokumentenrecherche zu steigern & die Datenintegrität und -konsistenz zu wahren.
Professionelle Bearbeitung & Handhabung von Dokumenten
Basisfunktionen von DocuWare
Stempeln
Anmerkungen (Text, Markierung, Freihand, Formen)
Sortieroptionen
Dokumentenhistorie & Versionsmanagement
Download
Linkabruf auf Dokument
Ansichtsoptionen (Tabelle, Miniatur, Indexkarten, Text)
Anzeige von Indexeintrag
Druck
Dokumentensharing per E-Mail (Originalformat, PDF oder Link)
One Click Indexing für Zeichenabfolgen
Anfrageversand zur Dokumentenabstimmung
Dokumentenimport & Dublettenprüfung
Benachrichtigungen & Wiedervorlage
Text- und Barcodeerkennung
Archiv & Briefkörbe
Wichtige Einsatzgebiete für das Dokumentenmanagement DocuWare
Projektakte
Alle relevanten Dokumente und Informationen an einem Ort: Verträge, Schriftverkehr, Projekt-E-Mails, Pläne, Protokolle, Berichte, etc.. Durch die klare Ordnerstruktur haben Sie immer intuitiven Akteneinblick. Profitieren Sie und Ihr Projektteam von der automatisieren Ablage, den intelligenten Workflows und von dem rollenbasierten Zugriff.
Planmanagement
Ein integriertes Planmanagement ordnet Baupläne automatisch nach der Aktualität.
Nachweismanagement (Lieferfirmen/Nachunternehmen)
Sorgen Sie für einen vorschriftskonformem Umgang mit Nachweisen von Lieferfirmen & Nachunternehmen. DocuWare gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sowie konsequente Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und DSGVO-Regelungen. Suchfunktion und Statusabfrage, konfigurierbare Nachweistypen, Workflow für Nachweis-Anforderung, Fristensetzung & Erinnerungsfunktion, revisionssicheres Archiv − mit der DMS-Lösung sind Ihre Lieferantenakten immer gut organsiert und topaktuell.
Eingangsrechnungen
DocuWare stellt eine reibungslose Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen sicher – vom Erhalt bis zur Zahlung. Dank schneller Erfassung & Datenindexierung, Kontierung und Kategorisierung, Prüfungs- und Freigabeworkflow, revisionssicherer Archivierung und der Anbindung an Finanzbuchhaltung-/ERP-Systeme. Das Dokumenten-Managementsystem unterstützt Sie bei der Compliance, Nutzung von Skontovorteilen und es liefert hilfreiche Reporting- und Auditfunktionen.
Rechnungsverarbeitung mit DATEV
Erweitern Sie Ihre DATEV-Lösung mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv auf. Für transparente Rechnungsverarbeitung verknüpfen Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Belegen und greifen aus DATEV jederzeit darauf zu.
Jour Fixe-Protokoll-Management
Reduzieren Sie im Nachgang von Jour Fixe-Besprechungen Ihren Zeitaufwand auf ein Minimum, indem Sie das Protokoll-Management von DocuWare (DMS) nutzen. Es erleichtert Ihnen den Prozess Besprechungsprotokolle zu erstellen, zu organisieren, weiterzugeben und zu archivieren. Dazu gehören Funktionen wie die Verwaltung von Protokollvorlagen, die Bearbeitung in Word, Versionierung, Änderungsverfolgung, Aufgaben- und Workflowautomation sowie die automatisierte Verteilung als PDF, alles erfolgt ohne Medienbrüche direkt im Dokumenten-Management-System.
Ideenmanagement
DocuWare unterstützt Sie dabei, Innovationen innerhalb des Unternehmens zu fördern. indem es für die dafür nötige Prozesse in Gang setzt.
Effektives Arbeiten durch mobiles Dokumentenmanagement
Informationsfluss & Geschäftsprozesse mit der DocuWare- und Paper-Scan-App beschleunigen
DocuWare-App
Profitieren Sie auch mobil von der Funktionalität von DocuWare, indem Sie nahtlos auf ihre Dokumente und Workflows zuzugreifen, unabhängig von Ihrem Standort.
Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Dokumentenanzeige
- Dokumentenbearbeitung
- Dokumentenupload
- Dokumentenfreigabe
- Dokumentensuche
- Dokumentenorganisation
- Workflowverwaltung und -freigabe
Paper-Scan-App
Mit der Paper-Scan-App können Sie Dokumente mühelos in hochwertige digitale Dateien konvertieren & in DocuWare integrieren.
Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Dokumentenscan
- PDF-Erzeugung
- Bildoptimierung
- Dokumentenorganisation
- Texterkennung (OCR)
- Druck
- E-Mail-Versand
Künstliche Intelligenz (KI)
Gezielte Prozessoptimierung für maximalen Mehrwert
- Übernahme von natif.ai − Firma für KI-Technik
Funktionen durch KI:
- Dokumentenauslesung zur automatisierten Verarbeitung
- Handschrifterkennung & Umwandlung in bearbeitbaren Text
- Dokumententrennung bei Stapel-Scans
- Automatische Kategorisierung zu Dokumententypen
- Intelligent Document Processing (IDP) =
künstliche Intelligenz (KI) + maschinelles Lernen (ML)
Ethische KI-Prinzipien von DocuWare:
- Genauigkeit & Verlässlichkeit
- Sicherheit
- Datenschutz & Compliance
- Transparenz
- Mensch im Fokus
Optimale Integration durch effiziente Schnittstellen
Reibungsloser Informationsfluss zwischen Anwendungen & Teams
Durch Schnittstellen und Konnektoren können Sie DocuWare in bestehende IT-Infrastrukturen und Geschäftsprozesse einbetten. Dies ermöglicht die Automatisierung von Dokumenten- und Informationsworkflows, die effiziente Verwaltung von Dokumenten und die Integration von DocuWare in andere Unternehmensanwendungen wie CRM-Systeme, ERP-Software und mehr.
DocuWare − Vielseitige Verknüpfungsmöglichkeiten für durchgängige Abläufe
Schritt-für-Schritt-Konfiguration
- Smart Connect: Greifen Sie mit nur einem Klick von jeder Anwendung aus auf archivierte Dokumente zu − per einfach zu konfigurierender Schaltfläche.
- DocuWare iPaas-Konnektoren: Verbinden Sie Ihre DocuWare Cloud mit Cloud-Apps & profitieren sie von Business-Workflows über mehrere Systeme hinweg.
- DocuWare Import: Importieren Sie Dokumente von Multifunktionsdruckern direkt ins Archiv − mit automatischer Indexierung.
- E-Mails allgemein: Legen Sie Business-Mails aus Ihren Mailkonten automatisiert zur Weiterverarbeitung ins Archiv.
- Autoindex: Nutzen Sie In Ihrem IT-System vorhandene Kategorisierungskriterien & Suchbegriffe zur automatischen Dokumentenindexierung.
- DocuWare Printer: Archivieren Sie per Druckbefehl Dokumente aus jeder Anwendung − einschließlich automatischer Indexierung.
Spezifische Konnektoren-Module
- Connect to Outlook: Archivieren Sie ein-/ausgehenden E-Mails sicher, binden Sie sie in Workflows ein und nutzen Sie relevante Suchansichten direkt in Outlook.
- Connect to Teams: Teilen Sie archivierte Dokumente direkt mit der Projektgruppe, archivieren Sie in Teams geteilte Dokumente nahtlos in DocuWare, binden Sie Dokumentlisten in die Kanäle ein & integrieren Sie Workflow-Aufgaben aus DocuWare direkt in die Kommunikationsplattform.
- Connect to SAP: Stellen Sie in DocuWare archivierte SAP-Dokumente wie etwa Drucklisten, REORG-Daten & Belege für das Tagesgeschäft in SAP bereit.
- Connect to DATEV: Verknüpfen Sie Buchungen mit archivierten Belegen und greifen Sie jederzeit über DATEV darauf zu.
- Connect to ADDISON: Archivieren Sie Rechnungen gemäß GoBD und übergeben Sie sie mit vollständigen Buchungsdaten an ADDISON.
Programmierung
- URL-Integration: Betten Sie Verlinkungen zu DocuWare-Elementen wie Dokumente, Listen oder Suchfelder in beliebige Anwendungen ein.
- Webhooks: Profitieren Sie davon, dass Änderungen im DocuWare-Archiv an andere Anwendungen des Unternehmen versendet werden − zu Synchronisationszwecken oder zum Anstoßen von Workflows.
- Plattform-Service: Verwenden Sie den REST-basierten Gateway zu DocuWare, um mit individueller Programmierung auf DocuWare zuzugreifen oder eigene Anwendungen zu integrieren.
Hilfreicher Export von Indexdaten
Die aus der Indexierung Ihrer archivierten Dokumente gewonnen Informationen sind äußerst wertvoll. Denn Sie können diese Daten auch effektiv in verschiedenen Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung nutzen. Dabei werden die Buchungsdaten von abgelegten Rechnungen exportiert und anschließend in Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm oder ERP-System integriert.
- Exportierte Daten werden im CSV-Format in Ihr Buchhaltungs-Programm oder ERP eingespeist.
- Über Filter & Datenstrukturen wird festgelegt, aus welchen Dokumenten welche Inhalte exportiert werden.
- Der Datenstatus ändert sich beim Export automatisch, was Doppelteingaben verhindert.
- Der Datenexport und anschließende Import in Ihre Prozesse kann wahlweise per Klick oder zeitgesteuert erfolgen.
- Über den DocuWare-Export erhalten Sie auf Wunsch außerdem strukturierte und zielgerichtete Dateninhalte für statistische Auswertungen.
Zusammenarbeit im Flow
Durch den Workflow Manager lässt sich die Verkettung aufeinander folgender Geschäftsprozesse schnell modellieren. Darüber werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert, was zu einem hohen Maß an Kontrolle & Transparenz führt.
Klare Regeln & Verantwortlichkeiten für das Teamwork
Das einfache Tool zur Koordination komplexe Abfolgen von Arbeitsschritten regelt folgendes:
- Aufgabenzuweisung – an spezifische MitarbeiterInnen oder generelle Rollen
- Vertretungsregeln – automatische Aktivierung bei Abwesenheit von zuständiger Person
- Eskalationsstufen – Fristsetzung und Bestimmung, was bei Überschreitung passieren soll
- Festlegung von Workflow-Start – z.B. Eintreffen von Formular, Archivablage von Rechnung, Änderung von Dokumentenstatus oder Eintreten von Fälligkeitsdatum
- Verwendung von Stempeln und Eingabefeldern – zum Auslösen von nächsten Workflow-Schritt oder für das Hinzufügen von Informationen
- Einsatz von Metadaten – zur automatisierten Steuerung von Dokumentenprozessen
Die an Workflows beteiligten Personen bekommen Ihre Aufgabe über eine spezielle Aufgabenliste direkt in der DocuWare-Oberfläche angezeigt. Zusätzlich kann eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet werden, um über eine neue Aufgabe zu informieren. Die Verwaltung der Benutzerberechtigungen ermöglicht, exakt festzulegen, welche Aktionen BenutzerInnen sowohl in Bezug auf Dokumente als auch auf Metadaten ausführen können. Dazu gehören unter anderem das Speichern, Abrufen, Bearbeiten, Exportieren, Ändern und Löschen aus Archiven.
Vorteile durch das Dokumentenmanagement DocuWare
Transparente Verwaltung
aller Dokumente und Pläne, geordnet nach der Aktualität, an einem zentralen Ort
Optimiertes E-Mail-Management
dank der Verknüpfung zu Microsoft Outlook – direkte Ablage ins DocuWare-System
Flexible Konfiguration
der DMS-Lösung durch unsere Bau- und IT-Experten – maßgeschneidert auf die individuellen Unternehmensanforderungen
Intelligente Indexierung
für schnelles Ablegen & Suchen von Dokumenten – selbstlernendes System mit automatischer Erkennung von Schlüsselinformationen
Strukturierte Bauakten
einfach für Bauherren zugänglich gemacht – wahlweise über Zugriffsrechte oder Datenträger
Maximale Integration
wegen offener Schnittstellen – problemlose Einbindung in Anwendungen wie z.B. ERP-, CRM-, HR- und Finanzbuchhaltungssystem oder Fachsoftware
Mehr Mobilität
angesichts der DocuWare-App – Erledigung zeitkritischer Aufgaben von unterwegs aus
Konstruktives Teamwork
koordiniert & automatisiert durch klare Regeln, Verantwortlichkeiten & exakt festgelegte Workflows
Höchste Skalierbarkeit
hinsichtlich der IT-Infrastruktur, Useranzahl und Aufgabenfelder
Größte Sicherheit
durch zuverlässigen Schutz vor Datenverlust, Systemausfällen & unberechtigten Dokumentenzugriffen
Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit
durch den Einsatz zukunftssicherer Technologien wie Cloudlösungen, Apps und Browseranwendungen
Gesteigerte Effizienz
infolge der Zeit- und Geldersparnis – mehr Kapazitäten für erfolgsentscheidende Tätigkeiten
DocuWare ist das Nervenzentrum unseres Unternehmens. Es ist exakt auf unsere tägliche Praxis zugeschnitten und fügt sich durch die Verknüpfung mit Outlook perfekt in unsere gewohnte Arbeitsumgebung ein. Durch intelligente Funktionen wie Volltextsuche oder das selbstständige Herauslesen von Indexbegriffen bei der Ablage gewinnen unsere Mitarbeiter kostbare Zeit.
Süss Beratende Ingenieure
Holger Süss, Geschäftsführer
Dank DocuWare Cloud verfügen wir auf Bauherrenseite über eine moderne Dokumentationsplattform, die sicherstellt, dass alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert sind.
Landeshauptstadt Stuttgart/Tiefbauamt
Gerd Schwertner, Projektleitung Straßentunnel und Konstruktion Tunnel
DocuWare ist das Nervenzentrum unseres Unternehmens. Es ist exakt auf unsere tägliche Praxis zugeschnitten und fügt sich durch die Verknüpfung mit Outlook perfekt in unsere gewohnte Arbeitsumgebung ein. Durch intelligente Funktionen wie Volltextsuche oder das selbstständige Herauslesen von Indexbegriffen bei der Ablage gewinnen unsere Mitarbeiter kostbare Zeit.
Süss Beratende Ingenieure
Holger Süss, Geschäftsführer
Dank DocuWare Cloud verfügen wir auf Bauherrenseite über eine moderne Dokumentationsplattform, die sicherstellt, dass alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert sind.
Landeshauptstadt Stuttgart/Tiefbauamt
Gerd Schwertner, Projektleitung Straßentunnel und Konstruktion Tunnel
