Digitales Protokollmanagement für Jour fixe-Besprechungen
Web Client − Übersichtliche Bedienmaske mit hohem Eingabekomfort
Unterschiedliche Besprechungstypen
Egal ob Planungsrunde, Leitungsmeeting oder Baustellen Jour fixe − die jeweiligen Besprechungen können unterschiedlich strukturiert werden und unterschiedliche Teilnehmer:innen haben.
Einfaches Teilnehmer-/Verteilermanagement
Teilnehmer:innen können Sie ganz einfach wahlweise direkt im Protokoll oder in der Modulmaske erfassen, wo sie automatisiert ins aktuelle Protokoll und in Folgeprotokolle übernommen werden. Bei Bedarf lassen sie sich mit einem Klick deaktivieren und gegebenenfalls jederzeit wieder aktivieren; den Verteiler steuern Sie bequem per Schaltregler.
Standardisierte Basisdatenerfassung
Über die strukturierte Erfassung von Basisinformationen sind alle relevanten Jour fixe-Besprechungsdaten – von Serie und Turnus bis zu Ort und Zeit – sauber und vollständig dokumentiert.
Aufgabenverteilung im Protokoll
Sie können Aufgaben mit Termin und Statusvergabe direkt im Protokoll verteilen sowie abgelaufene Termine kennzeichnen.
Mühelose Bildintegration
Integrieren Sie Bildmaterial im Handumdrehen − entweder per Drag & Drop oder per Upload-Button.
Visuelle Kennzeichnung
Durch die grafische Markierung mit Farben und Symbolen finden Sie sich in unserem Protokollmanagement-Modul schneller zurecht.
Jour fixe-Protokolle zentral im Griff – mit mydocma JF Protokollmanagement
Jour fixe-Protokolle: Schluss mit E-Mail- und Ordnerchaos
Jour fixe-Protokolle sind oft vorhanden – aber nicht dort, wo man sie braucht: In E-Mail-Postfächern, Projektordnern oder auf Netzlaufwerken entstehen schnell mehrere Versionen. Die Folge: Unübersichtlichkeit, Rückfragen, Mehraufwand – und offene Punkte, die liegen bleiben.
Protokollmanagement von A bis Z
Mit mydocma JF Protokollmanagement erfassen und verwalten Sie Besprechungsprotokolle zentral statt in verstreuten Word- und PDF-Dateien. Protokolle, Teilnehmer:innen und Verteiler sowie Informationen, Festlegungen, Aufgaben und Termine sind übersichtlich in einem Modul organisiert.
Ein einheitlicher Aufbau, konsistente Formatierung, klar zugewiesene Verantwortlichkeiten und verbindliche Fristen sorgen für effiziente Abläufe rund um Ihre Jour fixe-Besprechungen. Offene Punkte werden automatisch fortgeschrieben, und der Aufgabenstatus wird transparent nachverfolgt – für mehr Verbindlichkeit und weniger Abstimmungsschleifen im Projekt.
End-to-End-Protokollmanagement
Anlegen → Dokumentieren → Steuern → Abschließen → Fortschreiben → Teilen
Struktur
- Festlegung von Protokoll-Typen, z. B. Planungs- oder Baubesprechung, Leitungsrunde, SiGeKo
- Definition von Eintragstypen: Festlegungen, Informationen, Aufgaben
- Einheitlicher Protokollaufbau: Kopfdaten inkl. Teilnehmer:innen und Protokollinhalt
Besprechungs- und Terminorganisation
- Erfassung von Besprechungsdetails: Serie, Turnus, Ort, Zeit, etc.
- Terminierung der Protokollpunkte: z. B. Fälligkeiten/Termine je Punkt
Protokoll-Erfassung
- Protokollinhaltserfassung mit variabler Nummerierungsstrategie: Standard & flexibel
- Quick-Integration per +-Symbol: Überschriften, Protokollpunkte, Absätze, Fotos
- Einfache Bebilderung der Protokolle
- Protokolle mit Unternehmenslogo
Zuständigkeiten
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Statusverfolgung der Aufgaben: „Offen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“
Workflow & Nachverfolgung
- Automatisierte Übernahme & Nachverfolgung offener Punkte über mehrere Protokolle hinweg
- Protokollstatus: Entwurf und Finalisiert mit Schreibschutz
Teilnehmer:innen, Verteiler & Kommunikation
- Zentrales TeilnehmerInnen- und Verteilermanagement inkl. Schaltfunktion
- Direkter Protokollversand aus dem System (bald verfügbar)
Bedienkomfort
- Übersichtliche Kacheldarstellung mit Hauptinfos & Protokollstatus
- Farben und Symbole zur schnellen Orientierung
- Dreipunkt-Menü für Schnellbearbeitung
Transparenz
- Änderungsprotokoll für alle getätigten Einträge (bald verfügbar)
Vorteile durch das Protokollmanagement mydocma JF
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Optimierter Protokollprozess
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Standardisierte Formatierung
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Weniger Zeitaufwand
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Transparentes Protokollwesen
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Zentrale Protokollablage
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Mehr Verbindlichkeit & Steuerung
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Professionelles Protokolldesign
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Konsistente Kommunikation
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Nahtlose mydocma-Integration
