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27. April 2020

DATEV und DocuWare – Perfekte Partner für die Rechnungsverarbeitung

Erweitern Sie Ihre DATEV-Lösung mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv auf. Für transparente Rechnungsverarbeitung verknüpfen Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Belegen und greifen aus DATEV jederzeit darauf zu. Unabhängig davon, ob Sie als selbstbuchender Mandant mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ob Sie per DATEV Unternehmen Online die Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater geben, die Integration mit DocuWare macht die Rechnungsverarbeitung einfach und transparent.

So funktoniert’s

Sie starten in DocuWare mit der Rechnungserfassung und Freigabe. Rechnungen scannen, importieren und archivieren. Dabei werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen. Diese Daten, die in DocuWare als Indexkriterien dienen, werden später als Buchungsdaten an DATEV übergeben. Manuelles Eintippen bleibt Ihnen dadurch ebenso erspart wie zeitraubende Fehlerkorrektur nach Zahlendrehern. Die folgende Rechnungsfreigabe ist dank Workflow Manager ein klar geregelter und stets transparenter Prozess. Sachliche Rechnungsprüfung mit Abgleich der Pflichtangaben gem. § 14 Abgabenordnung ist ebenso möglich wie auch die fachliche Rechnungsprüfung mit Freigabe durch Kostenstellenleiter, auch inklusive persönlicher Freigabelimits.

Arbeiten Sie mit DATEV Rechnungswesen, übergibt die Schnittstelle die zur Buchung freigegebenen Rechnungen als Buchungsstapel komplett mit den in DocuWare erfassten Daten via DATEVconnect oder im EXTF-Format. Die Buchung der Rechnungen erfolgt dann wie gewohnt in Ihrem DATEV Rechnungswesen. Damit Sie von dort zu einem Buchungssatz direkt den passenden Beleg in DocuWare öffnen können, benötigen Sie ergänzend den DATEV Fremdconnector oder legen zusätzlich das Belegbild in DATEV Unternehmen Online ab.

Datev Rechnungswesen
Aus DATEV Rechnungswesen öffnen Sie das zum Buchungssatz gehörige gescannten Dokument.

Verwenden Sie DATEV Unternehmen Online (DUO), laden Sie die freigegeben Rechnungen komplett mit Buchungsdaten, auch inklusive Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und Bankdaten des Zahlungsempfängers, im DUO Web-Portal hoch. Ihr Steuerberater erhält von dort Zugriff auf Ihre Daten und kann seinerseits in bei sich im DATEV Rechnungswesen Ihre Rechnungen buchen.

Datev Unternehmen online
In DATEV Unternehmen Online haben Sie die gescannte Rechnung mit den Buchungsdaten direkt im Blick.

Rechnung im Zugriff und revisionssicher archiviert

Unabhängig von der verwendeten DATEV Lösung können Sie sich in DocuWare jederzeit Ihre Rechnungen anzeigen, sei es zu einem Projekt, einem Lieferanten oder einer Kostenstelle. Auch eine Volltextsuche über den Inhalt der Rechnungen liefert sekundenschnell die passenden Ergebnisse. Und über die revisionssichere Langzeitarchivierung brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen.

Das Video zeigt den ganzen Prozess am Beispiel von DATEV Rechnungswesen:

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Claudia Jung

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