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DocuWare – das digitale Organisationstalent für Bauakten

13. September 2018

Die anschwellende Flut an geschäftlichen E-Mails zwingt Ingenieure und Architekten zum Handeln: Ein maßgeschneidertes Dokumentenmanagement ist unverzichtbar! Als IT-Spezialisten mit Bauexpertise konfiguriert die edr software die intelligente Softwarelösung DocuWare nach den individuellen Bedürfnissen der Kunden, um ihnen zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu verhelfen.

 

Die Geschäftswelt tickt digital

Zigmal am Tag poppt ein Fenster auf und kündigt an: Neue Post ist da! Ob Angebote, Statusberichte, Protokolle, Pläne, Skizzen, Gutachten, Prüflisten, …– 80 Prozent geschäftlicher Korrespondenz ist E-Post und das stellt neue Anforderungen an die Organisation. Stapelweise Papier und unstrukturierte Daten bringen Arbeitsabläufe ins Stocken und sind im Digitalisierungszeitalter weder praktikabel noch wirtschaftlich.

Heutzutage müssen Bauakten nicht mehr mühevoll selbst zusammengetragen werden, sondern sie entstehen dank ausgeklügelter Software über eine projektspezifische Ablagestruktur und Verschlagwortung ganz von alleine. Daten jeder Art und jeden Formats lassen sich problemlos an Bauherren weitergeben oder sie können ihnen über Zugriffsrechte gleich direkt zugänglich gemacht werden. Kein Ingenieur- oder Architekturbüro muss länger Zeit mit der Dokumentensuche oder mit der Beauftragung und Überwachung wiederkehrender Bearbeitungsschritte wie z.B. Terminverfolgung oder dem Setzen von Eingangsstempeln, etc. vergeuden. Denn wer auf das vom Reifegrad und Entwicklungsstand konkurrenzlose Dokumentenmanagement DocuWare umsattelt, profitiert von einem intelligenten Umgang mit Geschäftsinformationen und ist gegenwärtig und zukünftig für die Projektarbeit bestens gewappnet.

 

DocuWare – Die Summe macht es

In der digitalen Komplettlösung DocuWare wird sämtliches Material in einem zentralen Dokumentenpool für alle Mitarbeiter sicher archiviert, flexibel bereitstellt und effizient nutzbar gemacht. Es sprechen 10 gute Gründe dafür, warum DocuWare für Projektakten im Bauwesen genau das Mittel der Wahl ist:

 

  • Perfektioniertes E-Mail-Management: DocuWare integriert sich in die gewohnte Arbeitsumgebung: Per Knopfdruck sind E-Mails aus Outlook – revisionssicher und gesetzeskonform – in eine strukturierte Ordnung mit anderen Dokumenten gebracht.

 

  • Flexible Konfiguration: Als Software-Dienstleister mit Bau-Expertise konfiguriert die edr software DocuWare maßgeschneidert auf die individuellen Branchen- und Kundenbedürfnisse.

 

  • Höchste Skalierbarkeit: Das System passt sich jeder Hardware und IT-Infrastruktur an. Es lässt sich problemlos auf beliebig viele User und Aufgabenfelder erweitern.

 

  • Clevere Indexierung: Dank ausgereifter Indexierungstechnologie mit Volltextsuche sind Dokumente blitzschnell geordnet abgelegt und auffindbar.

 

  • Effizientes Teamwork: Mithilfe exakt definierbarer Workflows lässt sich die interne Zusammenarbeit mit klaren Regeln und Verantwortlichkeiten koordinieren und wiederkehrende Arbeitsprozesse automatisieren.

 

  • Größte Sicherheit: DocuWare bietet Schutz vor Datenverlust, Systemausfällen und unberechtigten Dokumentenzugriffen.

 

  • Maximale Integration: Durch offene Schnittstellen fügt sich die Software problemlos in bestehende Geschäftsanwendungen, wie z.B. ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder Email-Systeme ein.

 

  • Mehr Mobilität: Über mobile Apps haben Anwender ihre elektronische Aktentasche immer parat und können zeitkritische Aufgaben auch von unterwegs aus erledigen.

 

  • Zukunftssichere Technologien: Durch den Einsatz modernster Technik wie Cloudlösungen, mobiler Apps und Browseranwendungen sichern sich Nutzer entscheidende Wettbewerbsvorteile.

 

  • Gesteigerte Effizienz: Mit DocuWare und der edr software als Lösungspartner sparen sich Unternehmen jede Menge Geld und Zeit und somit werden neue Kapazitäten frei, um sich in den Projekten auf die erfolgsentscheidenden Tätigkeiten zu konzentrieren.

 

917 Milliarden E-Mails überfluten 2018 laut einer Schätzung des Marktforschungsinstituts Radicati Group die Postfächer der Deutschen. Ein Rekordhoch und ein sprunghafter Anstieg zum Vorjahr um 19 Prozent, den Experten klar der rasant fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftskorrespondenz zuschreiben. Auch wenn sich der elektronische Briefverkehr nach seiner Geburtsstunde im Jahr 1971 über Jahrzehnte zunächst nur äußerst zögerlich den Weg in die Businesswelt bahnte, ist er heute der bestimmende Kommunikationskanal in Unternehmen und muss beherrscht werden. Gerade für die besonders abstimmungs- und dokumentationsintensiven Berufszweige der Baubranche ist die strukturgebende Anwendung DocuWare zur Verwaltung einprasselnder Geschäftsinformationen Goldwert, um in der E-Mail-Flut nicht unterzugehen.

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