30. Juni 2026
NEU: Protokollmanagement mydocma JF – Direktversand der Protokolle per E-Mail
Neue Version des mydocma JF-Moduls mit E-Mail-Direktversand, Systemvariablen für standardisierte Anschreiben und vielen weiteren Komfortfunktionen.
Die Jour fixe-Protokolle können ab sofort ohne Umwege direkt aus dem Protokoll-Editor oder aus der PDF-Vorschau des JF-Moduls an den Verteiler der Besprechung versendet werden.
Versanddialog mit Vorschau
Vor dem Versand wird das Protokoll als Vorschau angezeigt. Die Empfänger:innen aus dem Besprechungstermin werden automatisch übernommen und können bei Bedarf angepasst werden – ebenso wie Antwortadresse, Betreff, Freitext und zusätzliche Anhänge.
Automatische Inhalte durch Systemvariablen
Für den Betreff und Freitext stehen Systemvariablen zur Verfügung, die beim E-Mail-Versand automatisiert durch die entsprechenden Werte ersetzt werden. Über die Eingabe zweier geschwungener Klammern öffnet sich eine Dropdown-Liste für die Auswahl der vordefinierten Systemvariablen wie z.B. Projektname, Projektnummer, Besprechungsname, Datum/Uhrzeit, Ersteller, Absender oder Status. Dadurch wird der E-Mail-Versand beschleunigt und gleichzeitig eine standardisierte Kommunikation mit den passenden Kenndaten sichergestellt.
Protokollversand auf direktem Weg
Ein Klick auf PROTOKOLL VERSENDEN und das Dokument landet ohne Zwischenschritte in den E-Mail-Postfächern des Empfängerkreises. Nach dem erfolgten Versand wird im JF-Modul eine Bestätigungsmeldung eingeblendet oder es erscheint bei einem fehlgeschlagenen E-Mail-Versand eine entsprechende Info.
Erweiterte PDF-Vorschau
Mit der Aktion VORSCHAU ERSTELLEN wird automatisch eine PDF-Datei des jeweiligen Protokolls generiert und gespeichert, die anschließend für den E-Mail-Versand genutzt wird. PDF-Vorschauen von Entwürfen haben auf jeder Seite ein Wasserzeichen mit der Kennzeichnung ENTWURF bzw. DRAFT − abhängig von der verwendeten Spracheinstellung des PDFs. Die Datei enthält den Datumsstempel der letzten Änderung sowie die verwendete Spracheinstellung. Solange keine Änderungen vorgenommen wurden und die Spracheinstellung bleibt, kann die gespeicherte Vorschau erneut geöffnet werden.
Neue Anpassungen im Protokoll-Editor
Tastenkürzel für die Bearbeitung von Protokoll-Elementen
- ENTER: Bei mehrzeiligen Elementen wie Protokollpunkt oder Absatz wird eine neue Zeile innerhalb des Textes eingefügt.
- SHIFT + ENTER: Speichert die aktuelle Zeile und erstellt ein neues Element auf derselben Ebene.
- STRG + ENTER: Speichert die aktuelle Zeile und legt ein neues untergeordnetes Element an.
Toolbar für Protokolle
- Toolbar passt sich dem jeweiligen Protokollstatus an Status
- ENTWURF: Aktionen FINALISIEREN, ENTWURF VERSENDEN und SCHLIESSEN möglich
- Voraussetzung für Finalisierung: kein vorheriges Protokoll im Status ENTWURF
- Falls Finalisierung nicht möglich: Aktion FINALISIEREN deaktiviert und entsprechende Hinweisanzeige
- Finalisierte Protokolle: Schaltfläche FINALISIEREN ist deaktiviert, PROTOKOLL VERSENDEN und SCHLIESSEN weiterhin verfügbar
