10. Oktober 2024
E-Rechnung: DocuWare − die Universallösung für alle E-Rechnungsprozesse
Der Countdown läuft: Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich startet ab Januar 2025. Sehen Sie dem Inkrafttreten gelassen entgegen − mit dem effizienten Rechnungsmanagement von DocuWare.
Die vom Bund ausgerufene E-Rechnungspflicht markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung papierloser Zukunft. Sie schafft die Grundlage für eine moderne, digitale Verwaltung − und optimiert die Prozesse im Rechnungswesen maßgeblich. Der Startschuss fällt bereits zum Jahreswechsel.
Haben Sie schon alle Vorkehrungen getroffen, um den neuen Standard in Ihrer Geschäftspraxis vorschriftsgemäß umzusetzen?
Mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare erfüllen Sie alle E-Rechnungsvorgaben – vollständig digital und hoch automatisiert. Das intuitive und multifunktionale DMS gestaltet den Übergang zur E-Rechnung mühelos und umfassend. Es sorgt für eine schnelle Rechnungsbearbeitung, automatisierte Workflows, medienbruchfreie Prozesse sowie für eine effiziente Archivierung und Datenbereitstellung. Dazu gewährleistet es höchste Compliance-Sicherheit und ist nahtlos in bestehende Systeme integrierbar. Profitieren Sie von einem durchgängigen Ansatz zur Optimierung Ihrer E-Rechnungsprozesse.
E-Rechnung − das Wichtigste in Kürze
Definition
Maschinenlesbare Rechnung – sie wird elektronisch erstellt, versandt, empfangen & medienbruchfrei weiterverarbeitet.
Technische Vorgaben
XML-basierte Datenformate wie XRechnung & ZUGFeRD − sie ermöglichen durch ihr strukturiertes Format eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten
Gesetzliche Grundlage
Wachstumschancengesetz – es verpflichtet den B2B-Bereich (Business-to-Business) ab 2025 zur E-Rechnung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren & die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern. Im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung. Unternehmen müssen unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) einhalten. Diese regeln u.a. die Verfahrensdokumentation und die Archivierung von E-Rechnungen.
Vorteile
verkürzte Durchlaufzeiten, minimierte Fehleranfälligkeit, bessere Nachvollverfolgbarkeit, gesenkte Verwaltung- und Materialkosten, mehr Umweltfreundlichkeit, mehr Termintreue, verbesserte Compliance & Sicherheitsstandards
Fristen
Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1.1.2026 ist auch die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen verpflichtend. Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind Bußgelder, steuerliche Nachteile, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, etc.
Übergangsweise sind bis 2027 Papierrechnungen und nicht-konforme E-Rechnungen mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig, sofern das rechnungsstellende Unternehmen einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro nicht überschreitet.
Die Aufbewahrungsfrist der E-Rechnungen entspricht der von Papierrechnungen und beträgt ebenfalls mindestens 10 Jahre.
Ab 2028 ist zudem mit der Einführung eines nationalen E-Reportings zu rechnen.
Wichtiger Hinweis
E-Rechnungen sind ausschließlich standardisierte Datenformate zur automatisierten Verarbeitung und Integration in Geschäftsprozesse. Folglich zählen in elektronische Formate umgewandelte Dokumente wie z.B. PDFs nicht dazu − der direkte Import aller Rechnungsdaten in die weiterverarbeitenden Systeme muss gegeben sein.
E-Rechnungen − Prozessoptimiertes Rechnungsmanagement mit DocuWare
Die Topfacts auf einen Blick
- automatische Datenextraktion
- nahtlose Integration in Fremdsysteme (ERP, CRM, etc.)
- effiziente Workflow-Automatisierung, z.B. Genehmigungen/Freigaben
- validierte Rechnungsdaten durch Prüfmechanismen
- sichere Archivierung nach GoBD
- einfache Wiederauffindbarkeit
- rechtliche Konformität, z.B. E-Signaturen
- faktenstarkes Berichtswesen
- höchste Sicherheitsstandards, z.B Verschlüsselung/Zugriffskontrollen
- automatisierte Steuerberechnung
- Statusverfolgung
- automatisches Erinnerungssystem
- Compliance nach internationalen Standards
- intuitive Oberfläche
- mobiler Zugriff & Bearbeitung per App
