23. Mai 2023
Auf der sicheren Seite – Lieferanten- und NU-Nachweismanagement mit DocuWare
Die Baubranche unterliegt strengsten Vorschriften und Gesetzen, deren Einhaltung es schwarz auf weiß nachzuweisen gilt. Betriebshaftpflichtbestätigung, Gewerbeanmeldung, Steuersachen-, Freistellungs-, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Vertrag, etc. – während eines Bauprojekts sammeln sich massenhaft Belegdokumente von Lieferanten und Nachunternehmern an. Gepaart mit der Tatsache, dass viele der Nachweise nur eine bestimmte Geltungsdauer haben und immer wieder erneut werden müssen – eine große administrative Herausforderung.
Begegnen Sie dieser jetzt mit einem effizienten Nachweismanagement − die Dokumentenverwaltung DocuWare bietet Ihnen dafür alle nötigen Instrumente:
- Suchfunktion: Volltextsuche, Metadatensuche (z.B. Titel, Autor, Kategorie), eine Kombination aus beiden oder die Verwendung von Suchoperatoren (z.B. UND, ODER, NICHT) – nutzen Sie zahlreiche Recherchemöglichkeiten, um spezifische Dokumente schnell aufzufinden oder Inhalte von Dateien zu durchsuchen.
- Status: Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand der Lieferanten- und Nachunternehmer-Nachweise. Sehen Sie schnell ein, welche Dokumente gültig sind und welche zeitnah neu angefordert werden müssen.
- Nachweistypen: Definieren Sie die Art der Dokumente und die zugehörigen Abfragefelder in der Eingabemaske nach Ihren individuellen Anforderungen.
- Lieferantenakte: Erhalten Sie je Lieferant eine übersichtliche Akte mit allen wichtigen Dokumenten & Informationen.
- Transparenz: Workflow-Historie, Versionsmanagement, Audit Trails, Zuständigkeiten, etc. – profitieren Sie von der lückenlosen Nachvollziehbarkeit, die Ihnen das System bietet.
- Erinnerungsfunktion: Wir konfigurieren Ihre Softwarelösung so, dass Ihre Lieferanten und Nachunternehmer automatisch einen Reminder erhalten, bevor bescheinigende Dokumente ablaufen.
- Workflow-Unterstützung: Richten Sie Workflows für die Anforderung von Nachweisen ein. Das spart Ihnen Zeit, minimiert Fehler und sorgt dafür, das nichts in Vergessenheit gerät.
- Sicherheitsmaßnahmen: Schützen Sie Ihre Nachweisdokumente in einem revisionssicheren Archiv vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulation. Sorgen Sie über entsprechende Einstellungen für die konsequente Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und DSGVO-Regelungen.
Schneller Zugriff, leichte Überprüfung, automatisierte Prozesse ─ Sie möchten die Produktivität im Umgang mit Nachweisen steigern und ein vorschriftskonformes Handling sicherstellen? Gerne bringen wir Ihnen die Funktionalitäten und Vorteile des Nachweismanagements mit DocuWare bei einem persönlichen Gespräch näher – anschaulich mit einer Live-Vorführung des flexiblen Dokumenten-Management-Systems.
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Per Telefon: 089 – 540 23 48 21 (Ansprechpartner: Wulf Janoske)
