15. Januar 2026
NEU: Jour fixe-Protokolle zentral im Griff – mit mydocma JF Protokollmanagement
Mit unserem neuen mydocma JF Protokollmanagement lassen sich Protokolle von Baubesprechungen zentral erfassen, fortschreiben und offene Punkte transparent nachverfolgen.
Typische Herausforderungen im Protokollalltag
Jour fixe-Termine folgen oft einem typischen Muster: Eine Besprechung verläuft konstruktiv, Entscheidungen werden getroffen und verschiedene Aufgaben verteilt – doch schon ein paar Tage später ploppen bei den Beteiligten die ersten Fragezeichen auf: Wo steht das nochmal? Wer sollte das übernehmen? Bis wann? Welche Punkte sind eigentlich noch offen? Zugehörige Protokolle versanden oft in dezentralen Ablagen – als Word- oder PDF-Dateien in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder Projektordnern.
„Protokoll final“, „Protokoll aktuell“, „Protokoll überarbeitet“, „Protokoll wirklich final“ – schnell entstehen mehrere Versionen, keiner blickt mehr so recht durch, Rückfragen häufen sich, und letztlich bleiben die einen oder anderen offenen Punkte mangels Überblick und Transparenz unerledigt. Uneinheitliche Formate, Verteiler- und Versandchaos sowie Wissensverlust bei Abwesenden verstärken das Problem, was am Ende zu Mehraufwand, Abstimmungsschleifen und fehlender Verbindlichkeit führt.
Protokolle, Teilnehmer:innen, Aufgaben & Fristen – Zentrales Jour fixe-System statt Dateiwirrwarr
Mit mydocma JF können Sie Ihr Protokollwesen jetzt von A bis Z digitalisieren – von der zentralen Organisation Ihrer Jour fixe-Besprechungen über die Protokollerstellung in Minuten bis hin zur automatischen Nachverfolgung offener Punkte. So entsteht ein einheitlicher Prozess mit sauberer Formatierung, klaren Verantwortlichkeiten, fixen Fristen und maximaler Transparenz für das gesamte Projektteam. Kein Versionschaos, keine verstreuten Dateien – alles in einem System, das sich durch Konfiguration flexibel an Projekte und Abläufe anpassen lässt.
Übersichtliche Kacheldarstellung mit Hauptinfos
Visuelle Kennzeichnung zur schnelleren Orientierung
Standardisierte Erfassung von Besprechungsbasisdaten
Einfache Teilnehmer-/Verteilerverwaltung per Schaltregler
mydocma JF − Jour fixe-Protokollmanagement
Leistungsumfang im Überblick
- Festlegung von Protokoll-Typen (z. B. Planungs- oder Baubesprechung, Leitungsrunde, SiGeKo)
- Definition von Eintragstypen (Festlegungen, Informationen, Aufgaben)
- Übersichtliche Kacheldarstellung mit Hauptinfos & Protokollstatus (Entwurf oder finalisiert mit Schreibschutz)
- Farben und Symbole zur schnellen Orientierung
- Zentrales TeilnehmerInnen- und Verteilermanagement inkl. Schaltfunktion
- Terminierung der Protokollpunkte
- Statusverfolgung der Aufgaben („Offen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“)
- Erfassung von Besprechungsdetails (Serie, Turnus, Ort, Zeit, etc.)
- Einheitlicher Protokollaufbau (Kopfdaten Teilnehmer:innen, Protokollinhalt)
- Protokollinhaltserfassung mit variabler Nummerierungsstrategie (Standard & flexibel)
- Quick-Integration per +-Symbol: Überschriften, Protokollpunkte, Absätze & Bilder
- Automatisierte Übernahme & Nachverfolgung offener Punkte über mehrere Protokolle hinweg
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Einfache Bebilderung der Protokolle
- Protokolle mit Unternehmenslogo
- Dreipunkt-Menü für Schnellbearbeitung
- Direkter Protokollversand aus dem System (bald verfügbar)
- Änderungsprotokoll für alle getätigten Einträge (bald verfügbar)
Strukturierte & formatierte Protokolle im firmeneigenen Corporate Design
Keine Insellösung: Jour fixe-Protokolle als Teil eines durchgängigen Projekt- und Dokumentenprozesses
Ein großer Vorteil wird künftig das geplante Zusammenspiel mit unseren mydocma Modulen sein. Relevante Datensätze können dann automatisiert ins Jour fixe-Protokoll übernommen werden. Zum Beispiel die Übernahmen von:
- Restleistungen aus dem Mängelmanagement MM
- Behinderungen aus der Baudokumentation RP
- Fotos aus dem Bildmanagement PX
- Checklisteninhalten aus dem Formularmanager AP
- Modellen aus BIM
- Plänen aus Projektraum PR
Zeitfresser Protokoll? Das war einmal!
Unser neues JF-Modul reduziert organisatorische, koordinative und dokumentarische Aufwände spürbar, erhöht die Transparenz über Beschlüsse, Aufgaben und Fristen und beschleunigt die Nachbearbeitung deutlich. Wir bieten Ihnen damit ein unverzichtbares Steuerungsinstrument für Projekte, mit dem Sie Entscheidungen aus dem Jour fixe zuverlässiger in die Umsetzung bringen.
