30. Oktober 2025
Unterformulare – Der kurze Weg durch lange Formulare
Schnelldurchlauf statt Scroll-Marathon: Unterformulare im Formularmanagement mydocma AP bündeln klar abgegrenzte Inhalte zu wiederverwendbaren Bausteinen. Das Ergebnis: mehr Tempo, mehr Qualität, mehr Datenkonsistenz, mehr Kontrolle & mehr Teamwork
Wer regelmäßig mit komplexen Formularen arbeitet, kennt die Herausforderung: Großformulare sind oftmals unübersichtlich, fehleranfällig und ineffizient – sie erschweren sowohl die Bearbeitung als auch die Zusammenarbeit. Alles ist in einem einzigen Formular gebündelt. Ein paralleles Ausfüllen ist nicht möglich. Inhalte müssen häufig mehrfach gepflegt werden. Und Bearbeiter:innen einzelner Teilbereiche sind gezwungen, das gesamte Formular durchzugehen, um an den für sie relevanten Abschnitt zu gelangen. All diesen Punkten verschafft der Formularmanager mydocma AP Abhilfe – mit Unterformularen, die umfangreiche Formulare jetzt modularer, übersichtlicher und flexibler gestalten.
Was sind Unterformulare?
Unterformulare sind wiederverwendbare Formularbausteine, die flexibel in ein Hauptformular integriert werden können. Sie entfalten ihren größten Nutzen dort, wo klar abgegrenzte Datenbereiche erfasst werden müssen. Unterformulare lassen sich unabhängig vom Hauptformular ausfüllen, speichern und versenden, sodass mehrere Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Abschnitten eines Formulars arbeiten können. Häufig benötigte Abschnitte mit zweckspezifischen Eingabefeldern müssen nicht jedes Mal aufs Neue konfiguriert werden, sondern können standardisiert als Unterformulare eingebunden werden.
Beispiel: Formularerfassung für Energie- und Verbrauchsdaten
Hauptformular
Unterformular
Wo kommen Unterformulare in Bau- und Immobilienprojekten zum Einsatz?
Typische Einsatzfelder im Bau- und Immobilienwesen sind zum Beispiel:
- Energie- und Verbrauchsdaten – Zählerstände für Strom, Wasser, Gas oder Wärme
- Material- und Produktprüfungen – Dokumentation von Bauteilen, Materialien oder Lieferungen, inklusive Prüfergebnissen und Nachweisen
- Wartungsprotokolle – Regelmäßige Kontrollen, wie z. B. für Brandschutzanlagen, Aufzüge, Klima- und Heizsysteme, Haustechnik, etc.
- Abnahmen – Teilgewerke-Abnahmen oder Wohnungsabnahmen
- Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen – Checklisten für Arbeitssicherheit, Brandschutz oder normgerechte Ausführung
-
Nachträge und Änderungsdokumentation – Änderungen am Bau oder zusätzliche Leistungen
- Dokumentation nach DIN/ISO/VOB – normgerechte Erfassung, Prüfprotokolle und Nachweise
Unterformulare – die Vorteile auf einen Blick
- Modularität und Wiederverwendbarkeit
Anstatt Formulare jedes Mal von Grund auf neu zu konfigurieren, lassen sich häufig genutzte Abschnitte als Unterformular definieren. Sie können dann an beliebiger Stelle eingebunden werden – konsistent, einheitlich und ohne doppelten Aufwand. - Paralleles Arbeiten
Ein zentrales Ziel von Unterformularen ist die Entlastung der Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig unterschiedliche Abschnitte eines Formulars bearbeiten, ohne sich gegenseitig zu blockieren. Das spart Zeit und macht Abläufe deutlich effizienter. - Gesicherte Datenkonsistenz
Über sogenannte Transfer-Parameter lassen sich Informationen wie Projektstrukturen oder Stammdaten automatisch vom Hauptformular ins Unterformular übertragen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten – fehleranfällige Doppeleingaben entfallen. - Verbesserte Qualität und Prüfbarkeit
Jedes Unterformular bildet einen klar abgegrenzten Themenbereich, wodurch Verantwortliche für Qualitätssicherung relevante Abschnitte separat öffnen und kontrollieren können, ohne das gesamte Formular durchgehen zu müssen. Änderungen oder Freigaben erfolgen somit präzise und nachvollziehbar auf der Ebene einzelner Bausteine.
