BAYERISCHE HAUSBAU

100 Prozent digitaler Workflow im Welfengarten

Wohnungsübergabe mit Mängelmanagement & Datensharing

Wohnanlage Welfengarten im Münchner Stadtteil Au-Haidhausen: Von 390 errichteten Wohnungen hält die Bayerische Hausbau 320 im eigenen Bestand. © Hans-Rudolf Schulz

Digitale Workflows verheißen rationellere Arbeitsschritte, höhere Produktivität, bessere Qualität, mehr Terminsicherheit und größere Flexibilität bei allen Projektbeteiligten. Um die Wohnungsabnahmen inklusive Mängel- und Protokollmanagement im Neubaukomplex Welfengarten effizienter zu gestalten, hat das Immobilienunternehmen Bayerische Hausbau mithilfe der edr software sämtliche Abläufe zwischen den Akteuren automatisiert. Die Prozesse zwischen Generalunternehmer, Vermieter, Facility-Managern, Maklern und Mietern greifen durch mydocma AP für mobile Wohnungsübergaben, mydocma MM für die Mängelabwicklung und mydocma SH für den automatischen Datenabgleich optimal ineinander.

Ausgangslage

Geballtes Arbeitsaufkommen durch den Erstbezug

Rund drei Jahre nach dem ersten Spatenstich war das neue Wohnensemble Welfengarten unweit des bekannten Münchner Nockherbergs zum 1. April 2020 bezugsbereit. Ende März wurde ein Großteil der 320 Wohnungen an die zukünftigen Mieter übergeben, was für den Vermieter Bayerische Hausbau und das für die Wohnungsübergaben engagierte Maklerteam ein straffes Programm bedeutete. Um den massiven Arbeitsaufwand innerhalb des engen Zeitfensters abzufedern und Mietern gleichzeitig bestmöglichen Service zu bieten, entschieden sich die Verantwortlichen dazu, die damit verbundenen Arbeitsschritte zu digitalisieren.

Das zuvor angewandte Übergabeverfahren war umständlich: Die Protokollvorlagen wurden beispielsweise in Word vorgefertigt, vor Ort handschriftlich ausgefüllt und mit Durchschlagpapier vervielfältigt. Auch Zahlenabfolgen wie Zähler- und Transpondernummern sowie Verbrauchswerte mussten auf Papier erfasst werden. Die Anmeldungen der Mieter bei der Nebenkostenabteilung und beim Energieversorgungsunternehmen gingen ebenfalls mit viel Schriftverkehr einher. Protokolle für die Ablage scannen, Wohnungsgeberbestätigungen für die Meldebehörde ausstellen, Mängel ins System eingeben, Informationen in das Mieterportal einpflegen, …. – die Liste der To-dos war lang und die meisten Vorgänge mussten manuell angeschoben werden.

Lösungsweg

Geschlossener Kreislauf durch effiziente Vernetzung

„Die edr software als Digitalisierungspartner zu wählen, um unsere Geschäftsprozesse aufeinander abzustimmen und zu beschleunigen, war eine logische Konsequenz. Wir nutzen im Mängelmanagement genauso wie ein Teil unserer Nachunternehmer seit Jahren erfolgreich die Software mydocma MM, wodurch sich Synergieeffekte ergeben“, sagt Anna Brunert, kaufmännische Objektmanagerin bei der Bayerischen Hausbau. „Ganz oben auf unserer Agenda stand die Einführung eines digitalen Protokolls für die Wohnungsübergaben – mit der Bedingung, dass es sich mit unserem internen SAP-System für Stammdaten, der Mängelmanagementlösung und unserer Mieterplattform koppeln lässt“, fügt sie hinzu. Sowohl bei der Ausarbeitung des Übergabeprotokolls als auch bei der Kombination der Anwendungen ist die edr software agil vorgegangen – mit Blick auf das Ganze hat sie alles exakt an den Erfordernissen der Praxis ausgerichtet.

Mobile Wohnungsübergabe mit iPad und Tabletstift

mydocma AP hat pünktlich zur Fertigstellung des Welfengartens Marktreife erlangt und mit dem zugrundeliegenden Baukastensystem dem gewünschten Format entsprochen: Mit den vordefinierten Elementen des Formularmanagers ließen sich alle inhaltlichen Anforderungen an das digitale Übergabeprotokoll maßgeschneidert und in hoher Qualität umsetzen, z.B. die Mängelerfassung mit Bild, fotografische Dokumentation von Zählerständen, die einfache Generierung von Wohnungsgeberbestätigungen oder von Listen für die Mieteranmeldung beim Strom- und Wasserversorger. Eine intuitive Oberfläche, elektronische Signierfunktion, die Verfügbarkeit aller nötigen Stammdaten per Knopfdruck und der unkomplizierte Datenupload in und aus dem System – auch das benutzerfreundliche Handling überzeugte die Entscheider. „Die edr software hat uns eine verbindliche Roadmap ausgearbeitet, so dass die Implementierung reibungslos über die Bühne ging. Es gab Abstimmungsgespräche, Workshops, Reviews, eine kurze Schulung vor Ort und bei Fragen schnelle Unterstützung vom Support“, erzählt Anna Brunert, tätig in der Abteilung Property Management.

Mängelmanagement im Sharing-Verfahren

Ganz gleich, ob im Welfengarten der Makler mögliche Mängel per mydocma AP, der Mieter oder Facility-Manager über die Mieterplattform oder der Vermieter mit mydocma MM aufnimmt – die edr software hat die technischen Voraussetzungen geschaffen, damit die Systeme effektiv miteinander kommunizieren. Mithilfe des universellen Schnittstellenmanagements mydocma SH und der Mängelmanagement-Software mydocma MM werden alle Mängeldaten automatisch synchronisiert. Die Verantwortlichen erhalten Updates, sobald Vorgänge angestoßen wurden und sind somit immer über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

Nutzen und Vorteile

Digitale Workflows, reduzierte Komplexität

„Seit der intelligenten Verkettung der Prozesse und Systeme sorgen wir mit deutlich geringerem Arbeitsaufwand als zuvor für höchste Dokumentations- und Servicequalität“, berichtet Asset Manager Kilian Seestaller, der das Digitalisierungsprojekt mit auf den Weg gebracht hat. Durch die automatisierten Workflows entfallen organisatorische Tätigkeiten und lange Durchlauf- und Liegezeiten, wodurch sich alle Beteiligten Arbeitszeit sparen. Die Abläufe haben eine feste Reihenfolge, sind transparent, erfordern keine Kommunikation und sind weniger fehleranfällig. Der digitale Weg stellt die korrekte Verteilung von Aufgaben sicher, gewährleistet zu jeder Zeit und an jedem Ort den mobilen Zugriff auf die Dokumente und Informationen und erleichtert mit Analyse- und Auswertungstools das Prozess-Monitoring.

Mehr Serviceleistung über die Mieterplattform

„Das Verknüpfen der Softwarelösungen hat dazu geführt, dass wir das Potenzial unseres Mieterportals noch besser ausschöpfen“, merkt Asset Manager Kilian Seestaller an. „Dort landen jetzt dank des unkomplizierten Uploads alle Formulare und Mitteilungen zu Mängeln, wie z.B. Bestandsmängellisten für die Wohnungsübergabe oder Statusberichte. Die Cloud-Lösung ist eine hilfreiche Informationsquelle, von der Mieter, Makler, Facility-Dienstleister und wir als Vermieter gleichermaßen profitieren.“

Produktive Wohnungsübergabe per App – ohne Nacharbeit im Büro

„mydocma AP vereint alle Erwartungen, die wir an die mobile Wohnungsübergabe stellen, auf einer zentralen Plattform: Die Konfiguration, Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung des Protokolls“, erläutert Anna Brunert. Mit dem flexiblen Baukasten sei das digitale Formular exakt auf die Bedürfnisse der Bayerischen Hausbau justiert worden. „Die große Anpassungsfähigkeit des Moduls macht es uns einfach, das digitale Übergabeverfahren in Zukunft auch auf unsere anderen Objekte anzuwenden“, betont sie. Die edr software habe die Oberfläche des Formularmanagers selbsterklärend konzipiert, weshalb sich das zuständige Maklerteam intuitiv zurechtfinde. Es kann die Wohnungsübergaben direkt vor Ort abschließen, da sich durch die App zusätzliche Büroarbeiten erübrigen. Die Protokollmaske funktioniert auch im Offline-Modus, eingegebene Daten werden zuverlässig gespeichert und synchronisiert, sobald eine Webverbindung besteht.

Ein großer Pluspunkt von mydocma AP ist nach Auffassung der Initiatoren des IT-Pilotprojekts, dass viele der für die Wohnungsübergabe relevanten Daten im System hinterlegt sind, wie z.B. Nummern von Schlüsseln, Transpondern, Rauchmeldern, Strom- und Wasserzählern oder Mieterstammdaten. Die Makler müssen die vorgefertigten Angaben im Protokoll über Drop Down-Listen oder Optionsfelder lediglich auswählen. Teilweise gibt es hilfreiche Verknüpfungen, so dass z.B. beim Aufruf einer Wohnung zugehörige Mieterdaten wie Name und Vertragsnummer automatisch in den entsprechenden Feldern erscheinen.

Fazit

Ausblick: mydocma AP – flächendeckendes Rollout

Nach den guten Erfahrungswerten im Welfengarten hat die Bayerische Hausbau mit der edr software ein zweites Pilotprojekt auf den Weg gebracht. Das digitale Übergabeprotokoll soll künftig auch auf die gewerbliche Vermietung übertragen werden und stellt derzeit in der Concept Shopping Mall BIKINI BERLIN seine Effizienz unter Beweis. Im Anschluss will das Immobilienunternehmen das mobile Verfahren auf alle Liegenschaften im Bestand ausweiten und auch für Käuferübergaben bei Neubauprojekten im Bauträgergeschäft anwenden. Nach dem derzeitigen Planungsstand werden mit dem flexiblen Baukastensystem unter anderem folgende Protokollarten konstruiert: Übergabeprotokoll, Vorabnahmeprotokoll und Rücknahmeprotokoll – jeweils für den Wohn- und Gewerbebereich.

Weitere Einsatzszenarien für mydocma AP befinden sich in der Diskussion, z.B. sind foto- oder videounterstützte Bestandsaufnahmen sowie die Dokumentation verschiedener Ausstattungsmerkmale von Objekten im Gespräch, um belastbare Daten für die Immobilienbewertung und für Instandhaltungsmaßnahmen zu erhalten. Als nächster Digitalisierungsschritt steht auf dem Programm, im Dokumentenmanagementsystem DocuWare alle Fäden zusammenlaufen zu lassen: Jegliche Informationen aus mydocma MM und dem Mieterportal sollen automatisiert an das Archiv übergeben werden, damit eine vollständige digitale Mieterakte entsteht.