HW-Ingenieure GmbH
Vier Softwarelösungen aus einer Hand
Baudokumentation, Mängel-, Bild- und Schnittstellenmanagement
Das Unternehmen HW-Ingenieure GmbH ist im Baumanagement tätig und unterstützt Bauherren aus verschiedenen Branchen bei der Realisierung anspruchsvoller Hochbauprojekte – angefangen von der Ausschreibung bis zur Gewährleistungsverfolgung. Es hat sich zum Ziel gesetzt, Risiken im Bauprozess zu minimieren und Kosten, Termine und Qualitäten im Interesse der Kunden zu optimieren. Um die Abläufe aus der Leistungsphase acht (Objektüberwachung) und neun (Objektbetreuung & Dokumentation) effizienter gestalten zu können, entschied sich die Berliner Niederlassung für vier Module aus dem Hause edr software GmbH: Für das Mängelmanagement mydocma MM, die Baudokumentation mydocma RP, das Bildmanagement mydocma PX und für die Integrationssoftware mydocma SH. Nach circa neun Monaten wurden die genutzten Module in allen Niederlassungen der HW-Ingenieure GmbH ausgerollt. Im nachfolgenden Interview skizziert Senior-Projektleiter Florian Schneider, der eng mit der gesamten Thematik vertraut ist, den erfolgreichen Digitalisierungsweg des Ingenieurbüros.
Ausgangssituation
edr software: Welches Problem lag vor der Einführung unserer Lösungen zugrunde, womit wurde in entsprechenden Bereichen gearbeitet? Starten wir mit dem Mängelmanagement.
Florian Schneider: Im Mängelmanagement nutzten wir vornehmlich Excel (MS Office) – keine effiziente und sichere Art der Datenverarbeitung, da sie äußerst personalkostenintensiv ist. Die damit verbundenen analogen Bearbeitungsschritte, wie z.B. die Mangelaufnahme auf Papier, die Übertragung in Tabellen sowie die weitere Mängelbearbeitung per E-Mail sind sehr aufwendig und sie haben nicht selten einen „Stille Post“-Effekt zur Folge. Das heißt: Es kommt zwangsläufig zu Ungenauigkeiten und Fehlern. Potenziert werden sie, wenn mehrere Kollegen mit unterschiedlicher EDV-Affinität an einer Excel-Datei arbeiten oder Daten durch fachfremde Assistenzen eingepflegt werden.
edr software: Wie gestaltete sich die Bilderverwaltung in der Vergangenheit?
Florian Schneider: Bilder runterladen, umbenennen, sortieren, ablegen – das alles war mit viel Zeitaufwand verbunden. Unsere Ablage auf dem firmeneigenen Server erfolgte zu alledem weitgehend heterogen, wodurch die Fotosuche nicht selten zu einer Geduldsprobe wurde. Nach längeren Baustellenbegehungen standen Kollegen durchaus vor dem Problem, dass sie die Bilder nicht mehr exakt bauteil- und inhaltsbezogen zuordnen konnten. Teilweise führten ellenlange Dateinamen in der Kombination mit langen Dateipfaden dazu, dass sich Files gar nicht mehr öffnen ließen. Bedingt durch individuelle Kameraeinstellungen landeten teilweise sehr hochaufgelöste Bilddateien auf unserem Server, was über kurz oder lang unsere Speicherkapazität stark beeinträchtigt hätte.
edr software: Und wie wurden die Bautagesberichte erstellt?
Florian Schneider: Für Bautagesberichte verwendeten wir Wordvorlagen oder Ausdrucke in Papierform. Ein schwieriges Unterfangen, da zu späteren Zeitpunkten nicht mehr schnell und transparent nachvollziehbar war, ob sie alle nötigen Informationen enthielten und lückenlos existierten. Ein weiteres Manko dieser Bearbeitungsform ist, dass so kein direkter Bezug zu den Vorgängen im Vertragsterminplan herstellbar ist. Die Berichte sind eine notwendige Grundlage für Nachtragsverhandlungen und mögliche Rechtsstreitigkeiten, da darf es bei der Vollständigkeit, Qualität und Archivierung der Dokumentationen keine Abstriche geben.
edr software: Wurden im Vorfeld bereits Produkte anderer Anbieter ausprobiert und falls ja, weshalb haben sich diese nicht bewährt?
Florian Schneider: Wir haben ein paar Softwarekandidaten genauer beleuchtet, die ich bei einem vorigen Arbeitgeber über einige Jahre angewandt und administriert habe. Ich war darin zwar tief eingearbeitet, doch aufgrund meiner Erfahrungswerte sahen wir bei HW-Ingenieure GmbH von einer Zusammenarbeit ab: Die Hotline war für Supportzwecke relativ schwer erreichbar, die Benutzeroberfläche war nicht immer intuitiv und die Umsetzung von projektbezogenen Wünschen dauerte zum Teil sehr lang. Es fehlte die getrennte Sicht der Vorgänge nach Auftraggeber und Nachunternehmer – das ist meines Erachtens ein klares Alleinstellungsmerkmal Ihres Mängelmanagementsystems. Letztlich entschieden wir uns nach dem Vergleich der Anbieter für die Lösungen von der edr software.
edr software: Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?
Florian Schneider: Wir bekamen in verschiedenen Projekten externe mydocma MM-Zugänge zur Verfügung gestellt, wodurch wir Einblicke in die Funktionsweise und den Leistungsumfang Ihrer Mängelmanagementsoftware erhielten. In der Entscheidungsphase hatten wir somit eine gute Vergleichsgrundlage zu den alternativen Produkten.
edr software: Was hat Sie schlussendlich dazu bewogen, die edr software als Digitalisierungspartner zu wählen?
Florian Schneider: Wir haben der edr software wegen einer Reihe von Punkten den Zuschlag erteilt: Viele unserer Partner sind bereits Kunden von Ihnen, folglich haben wir eine gemeinsame Schnittstelle und können so effizienter miteinander arbeiten. Die Möglichkeit, auch andere Mängelmanagementsysteme über mydocma SH anzubinden, kommt wohlwollend hinzu. Wir schätzen die detaillierte Aufbereitung der einzelnen Vorgänge und die schriftverkehrsbezogenen Ansichten nach Auftraggeber und Nachunternehmer. Alle Korrespondenzen laufen über das Mängelmodul, die standardisierten Schriftstücke sind sauber archiviert und jederzeit abrufbar, womit eine Ablage in Outlook oder auf dem Server entfällt. Abgesehen vom Leistungsumfang der Softwareprodukte überzeugte uns auch der Kundenservice, allem voran die gute Erreichbarkeit des telefonischen Supports.
Problemlösung
edr software: Welche Ansprüche wurden an die neue Software gestellt?
Florian Schneider: Für uns ist es ein großes Anliegen, dass wir unsere Daten sicher verwaltet und jederzeit verfügbar haben. Im Software as a Service-Modell sehen wir eine adäquate Lösung, um unseren firmeninternen Server zu entlasten. Eine zentrale Bedeutung messen wir der Anpassungsfähigkeit von Schnittstellen bei: Das ermöglicht uns einen unkomplizierten Datenaustausch mit Projektpartnern, ganz egal ob sie das mydocma MM-Modul für die Mängelverwaltung nutzen oder ein anderes. Die edr software hat sich als klarer Favorit für die Digitalisierung unserer Geschäftsabläufe herauskristallisiert, weil sie gleich mehrere ausgereifte Softwareprodukte aus einer Hand bietet. Das ist mit dem großen Vorteil verknüpft, dass wir Daten zwischen dem Mängel-, Bildmanagement und dem digitalen Bautagebuch per Knopfdruck austauschen können.
edr software: Wie wurden die Anwendungen in Ihrem Unternehmen eingeführt?
Florian Schneider: Auf die Präsentation der Softwarelösungen durch Herrn Janoske im Januar 2019 folgte ein Start-Workshop, indem wir uns eingehender der Frage widmeten, wie wir die einzelnen Module konkret aufsetzen möchten. Nachdem unsere vorhandenen Gewährleistungsprojekte konfiguriert waren und die Mitarbeiterschulung stattgefunden hatte, gingen wir ab April zunächst mit mydocma MM richtig an den Start. In einer zusätzlichen Administratoren-Schulung bekamen wir beigebracht, wie wir Projekte in Eigenregie anlegen.
edr software: Haben Sie sich während der Implementierungsphase gut betreut gefühlt?
Florian Schneider: Die Einführung war professionell und sie erfolgte zügig – das spiegeln unsere Zahlen wider. Bereits nach gut zwei Jahren führen wir 54 Projekte mit rund 50.000 Fällen in unserem Mängelmanagementsystem – das sind mehr als 95 Prozent unserer Aufträge für die Ausführungs- und Gewährleistungsphase. Die Bildverwaltungssoftware mydocma PX, seit gut anderthalb Jahren produktiv, umfasst bis dato 82.440 Bilder und kommt in unserem Unternehmen ebenfalls schon recht umfassend zum Tragen.
edr software: Wie wurden Probleme aus der Vergangenheit mit der neuen Software im Detail gelöst?
Florian Scheider: Wir haben einige Auftraggeber, die uns pro Gewährleistungsfall bezahlen. Unsere Finanzabteilung erhält von der MM-Anwendung jetzt automatisch alle nötigen Daten in chronologisch aufbereiteten Mangellisten, was die Abrechnung natürlich erheblich beschleunigt und erleichtert. Auch unsere Auftraggeber setzen wir mit den aufgeschlüsselten Berichten regelmäßig über den Stand der Mängel in Kenntnis. Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, telefonisch oder per E-Mail auf Statusnachfragen zu reagieren – das hat sich nun weitgehend erledigt. Mit SH haben wir das richtige Bindeglied gefunden, um für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen allen Projektbeteiligten zu sorgen. In sechs Projekten besteht bereits eine Kopplung zu externen mydocma MM-Systemen, weitere Projekte mit Verknüpfungen über CSV- und REST-API-Schnittstellen sind in Planung.
Ergebnis
edr software: Worin sehen Sie die größten Vorteile unserer Lösungen? Lassen Sie uns wieder mit dem Mängelmanagement beginnen.
Florian Schneider: Wir sparen uns seit dem Umstieg auf Ihre digitalen Baulösungen jede Menge Zeit und profitieren von der gleichbleibend hohen Qualität. Mit den standardisierten Schriftstücken wie Mangelschreiben, Protokolle, Berichte, etc. verbessern wir unsere Außenwirkung gegenüber Geschäftspartnern. Jetzt ist sichergestellt, dass die Formschreiben immer aktuell sind und keine alten Versionen zur Anwendung kommen. Weil die Mängel in mydocma MM wie Fallakten aufbereitet sind, können Kollegen bei krankheits- oder urlaubsbedingten Ausfällen die Bearbeitung schnell und professionell fortsetzen. Das Modul hält uns immer über den Bearbeitungsstatus der Mängel auf dem Laufenden, sei es über das Ampelsystem, über verschiedene Reiter oder über die Berichtsfunktion. Alle Projektbeteiligten greifen wesentlich komfortabler als zuvor auf den gemeinsamen Datenpool zu, was für unsere Teamarbeit sehr förderlich ist.
edr software: Worin sehen Sie die Vorzüge der digitalen Bildverwaltung mit mydocma PX?
Florian Schneider: mydocma PX hat sich bei uns mittlerweile zu einem totalen Selbstläufer entwickelt. Das Produkt ist gut durchdacht, von der Bedienung schön einfach gehalten und es gibt uns für die Ablage und Suche einen geordneten Rahmen vor. Wir schätzen die vorgefertigte Tagfunktion, z.B. die Zuordnung zu einem Gewerk, Bauteil oder Raum, das wertet die Bildablage nochmals auf. Bei mydocma PX ist wie bei all Ihren Softwareprodukten keine zusätzliche Datenspeicherung auf dem firmeneigenen Server nötig – das schont unsere Kapazitäten.
edr software: Und was zeichnet in Ihren Augen mydocma REPORT besonders aus?
Florian Schneider: Der Einsatz von mydocma RP bedeutet für uns: Datensicherheit zu jeder Zeit und Bautagesberichte mit Substanz. Die Dokumentationen erfolgen einheitlicher und vollständiger – auf Wunsch können wir mit nur einem Klick Fotobelege aus mydocma PX integrieren. Die zentrale Archivierung ist für alle Nutzer wesentlich übersichtlicher. Wir haben die signierten Tagesberichte immer sofort parat – sehr nützlich im Falle einer Rechtstreitigkeit oder wenn wir im Projekt zu einem bestimmten Thema etwas nachvollziehen möchten.
edr software: Wie empfinden Sie die Benutzerfreundlichkeit bei unseren Produkten?
Florian Schneider: Die Usability ist gut und wird kontinuierlich gesteigert. Trotz unserer vergleichsweise jungen Geschäftsbeziehung konnten wir schon hinreichend Notiz von positiven Weiterentwicklungen nehmen.
edr software: Wie wurde unsere Software von den Mitarbeitern angenommen?
Florian Schneider: Die Anwendungen wurden von den Kollegen positiv aufgenommen – einige von ihnen kamen bereits in der Vergangenheit damit in Berührung. Mit internen Schulungen und Handbüchern fördern wir die Akzeptanz und verankern zugleich ein standardisiertes Vorgehen im Unternehmen.
edr software: Erfüllen unsere Produkte alle ihre Erwartungen?
Florian Schneider: Viele unserer Erwartungen werden bereits erfüllt. Gewünschte Zusatzfunktionen kommunizieren wir offen, damit sie in weiteren Versionen Berücksichtigung finden.
edr software: Wie bewerten Sie den Service/Support der edr software?
Florian Schneider: Unser direkter Ansprechpartner Daniel Schinagl betreut uns umfassend und zeitnah und auch über den telefonischen Support erhalten wir schnell und umfänglich Hilfestellungen.
edr software: Nutzen Sie auch die statistischen Auswertungsmöglichkeiten als Grundlage für strategische Entscheidungen?
Florian Schneider: Stellenweise kommen die Analyseinstrumente schon zum Einsatz. In unserem Büro wurde bereits von mehreren Seiten Interesse angemeldet, so dass wir diesen Part in Zukunft über hausinterne Schulungen noch mehr vertiefen und in den Fokus rücken werden.
Referenzen
edr software: Was waren oder sind die größten und spannendsten Projekte, die mit Hilfe unserer Lösungen realisiert werden/wurden?
Florian Schneider: Ein spannendes Großprojekt ist der Heinrich Campus in Düsseldorf: Ein Neubau, der 2022 fertiggestellt und dann von dem Unternehmen Deloitte angemietet wird. Sowie GOeast in Hamburg – dabei handelt es sich um den Umbau eines bestehenden Logistikgebäudes in ein modernes Geschäftshaus für die Otto Group. Und wir profitieren in renommierten Wohnbauprojekten wie zum Beispiel an der Pappelallee 45 in Berlin und an der Weilburger Straße in Frankfurt am Main von der digitalen Unterstützung.
edr software: Werden Sie die Zusammenarbeit mit der edr software noch weiter ausbauen?
Florian Schneider: Ich bin guter Dinge, dass wir im kommenden Jahr für den Bereich Qualitätssicherung den Formularmanager mydocma AP genauer unter die Lupe nehmen werden. Denn wir halten für die Bauüberwachung nach einem Checklisteninstrument Ausschau, mit dem wir schnell überprüfen können, ob die verschiedenen Gewerke geltende Normen und Richtlinien auch korrekt einhalten.
edr software: Herr Schneider, wir bedanken uns vielmals für das ausführliche Gespräch!
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