STRABAG Real Estate
Kurze Wege bei der Mängelabwicklung
Beanstandungs-App mydocma Li & Mängelmanagement mydocma MM
Rösslergasse 13, Wiener Stadtbezirk Liesing, Juli 2021: Die Wohnhausanlage „Facettenreich“ ist bezugsfertig – drei Gebäude, in Summe 143 Wohnungen. Der Startschuss für unsere Living-App mydocma Li: Eine mobile Lösung zum Melden von Beanstandungen im Wohnbereich, einfach aufzurufen per QR-Code-Scan. In der Kombination mit unserem Mängelmanagementsystem mydocma MM sorgt sie für eine effiziente Abwicklung von Beanstandungen in der Gewährleistungsphase. Alle involvierten Parteien profitieren von dem reibungslosen Workflow – Bewohner:innen, Bauherrin STRABAG Real Estate und Generalunternehmerin STRABAG. In den nachfolgenden Interviews geben Vertreter:innen der Bauherrin- und Bewohner:inseite Auskunft darüber, welchen Nutzen sie aus dem verschlankten, digitalisierten Mängelmanagementprozess schöpfen.
Komplett digitalisierte Prozesskette zwischen Bewohner:in, Bauherrin & Generalunternehmerin
Top-Kundenbetreuung nach der Schlüsselübergabe
Mit der Living-App Li haben Bewohner:innen (Eigentümer:innen und Mieter:innen) beim Melden von Mängeln ein leichtes Spiel. Sie müssen nur das Handy zücken, zum Öffnen und zur Identifizierung der Wohneinheit den QR-Code am Zählerschrank oder in der Übergabemappe scannen, die Beanstandung in der Eingabemaske erfassen – schon ist der Mangelbearbeitungsprozess angestoßen. Mit höchster Transparenz für die Bewohner:innen. Denn über automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen, wie z.B. Eingabebestätigung, Rückmeldungen zu Beanstandungen oder ausgewählten Bearbeitungsschritten etc., werden sie immer auf dem Laufenden gehalten.
Bauherrin STRABAG Real Estate – die erste & letzte Bearbeitungsinstanz
Der von dem/der Bewohner:in mobil erfasste Mangel geht per Knopfdruck direkt bei STRABAG Real Estate ein. In der digitalen Meldung ist der Ort durch das Scannen des QR-Codes automatisch enthalten, d.h. im MM-System ist die Beanstandung der richtigen Wohnung zugeordnet und es sind die Kontaktdaten der meldenden Personen hinterlegt. Gibt es triftige Gründe für eine Ablehnung, setzt die Bauherrin STRABAG Real Estate die Bewohner:innen darüber in Kenntnis. Akzeptiert die STRABAG Real Estate die Beanstandung als Gewährleistungsfall, erhält STRABAG als Generalunternehmerin eine Mangelanzeige, um die Schadensregulierung bei dem verantwortlichen Nachunternehmen zu veranlassen. Ist diese abgeschlossen, tritt die Bauherrin STRABAG Real Estate als letzte Entscheidungsinstanz nochmal in Erscheinung – schickt dem/der Bewohner:in eine Erledigungsmeldung oder setzt sich, falls es in Bezug auf die Mangelbehebung noch Klärungsbedarf gibt, mit der Generalunternehmerin STRABAG in Verbindung.
Generalunternehmerin STRABAG – Mängelmanagement mit mydocma MM
Nachdem die Generalunternehmerin STRABAG von der Bauherrin STRABAG Real Estate per Mangelanzeige informiert wurde, gibt es zwei mögliche Szenarien: Sie akzeptiert die Mangelanzeige und setzt mithilfe des Mängelmanagementsystems mydocma MM die zur Schadensbehebung nötigen Schritte beim zuständigen Nachunternehmen in Gang – von der Beanstandungsmeldung bis zur Freimeldung. Oder die Generalunternehmerin informiert bei Einwänden die Bauherrin über den Grund der Ablehnung. Gibt die STRABAG Real Estate dem Einspruch statt, erhält der/die Bewohner:in eine entsprechende Information. Lehnt sie ihn ab, bedarf der Fall weiterer Abklärung.
Interview mit Bauherrin STRABAG Real Estate
edr software: Wie wurde vor dem Einsatz der Living-App mydocma Li in diesem Bereich gearbeitet?
STRABAG Real Estate: In der Vergangenheit haben wir mit den Bewohner:innen zum größten Teil per E-Mail korrespondiert. Gemeldete Beanstandungen wurden von uns in mydocma MM eingetragen oder über den Umweg „Excelliste“ in die Anwendung eingespeist.
edr software: Was hat Ihr Unternehmen veranlasst, zum Anzeigen von Beanstandungen im Wohnbereich eine mobile Lösung einzuführen?
STRABAG Real Estate: Das Übertragen von Schadensmeldungen aus E-Mails und Telefonprotokollen ins MM-System oder über eine zwischengeschaltete Exceldatei erschien uns nicht sonderlich effizient. Wir sahen Optimierungspotenzial bei der Vereinheitlichung und der Digitalisierung des Mangelaufnahme-Prozesses. Außerdem hatten wir uns zum Ziel gesetzt, unseren Kund:innen einen noch besseren Service angedeihen zu lassen. Da Smartphones und Tablets heutzutage zu den meistgenutzten Geräten gehören, lag der Einsatz einer App auf der Hand.
edr software: Welche zentralen Ansprüche haben Sie an die neue Anwendung gestellt und wird mydocma Li diesen gerecht?
STRABAG Real Estate: Von einer Beanstandungs-App erwarten wir, dass sie plattformübergreifend kompatibel ist und Nutzer:innen sie unkompliziert handhaben können. Zwei Punkte, die mydocma Li durch die Verknüpfung zum Mängelmanagement-System und durch die selbsterklärende Bedienerführung voll und ganz erfüllt. Gut konzipiert ist aus unserer Sicht auch der einfache Zugang zur Meldemaske via QR-Code-Scan. Ein Verfahren, das mittlerweile ohnehin vielen aus dem Alltag vertraut ist.
edr software: Wie erfolgte die Einführung im Projekt „Wohnquartier Rösslergasse 13“? Haben Sie sich dabei gut betreut gefühlt?
STRABAG Real Estate: Die Konfiguration der mydocma Li-App mit der entsprechenden Angliederung an das mydocma MM-System wurde in relativ kurzer Zeit bewerkstelligt. Für die Wohnungsübergaben gab es bereits fixe Termine. Folglich war auch der Startzeitpunkt für die App-Nutzung festgelegt, den es einzuhalten galt. In der Implementierungsphase hat alles sehr gut funktioniert. Die Betreuung war ausgezeichnet. Für die App-Anwendung erhielten wir eine detaillierte Bedienungsanleitung. Und die gesamte digitale Prozessabfolge wurde uns anschaulich anhand eines Ablaufdiagramms verdeutlicht.
edr software: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile der mydocma Li-App in Kombination mit unserem Mängelmanagement-System?
STRABAG Real Estate: Die neue Vorgehensweise minimiert den Zeitaufwand erheblich – sowohl bei uns als auch bei der Generalunternehmerin STRABAG. Da die Beanstandungen wegen der mobilen Erfassung durch die Bewohner:innen schon im MM-Modul enthalten sind, entfällt die manuelle Eingabe. Das reduziert Fehler, nichts geht verloren oder wird übersehen. Über die Pflichtfelder wird zudem sichergestellt, dass die Mangelaufnahme auch vollständig erfolgt. Dank der mydocma Li-App können wir jetzt mit einer Top-Kundenbetreuung aufwarten: Zum einen profitieren die Bewohner:innen von der einfachen Meldemöglichkeit und zum anderen von der lückenlosen Kommunikation über die Statusbenachrichtigungen. Da diese bei neuen Vorgängen ganz automatisch generiert werden, ersparen wir uns jede Menge E-Mail-Verkehr. Weil die Systeme miteinander gekoppelt sind, ist gewährleistet, dass alle beteiligten Akteur:innen immer den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen können.
edr software: Wie empfinden Sie den Bedienkomfort bei der mydocma Li-App und mydocma MM?
STRABAG Real Estate: Gut! Beide Module zeichnen sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Das zeigt sich auch durch die große Akzeptanz auf Kundenseite: Sie haben die intuitive App sofort angenommen – nahezu alle Bewohner:innen der Rösslergasse 13 machen von ihr Gebrauch.
edr software: Erfüllt unsere Beanstandungs-App alle Ihre Erwartungen?
STRABAG Real Estate: Ja! Insbesondere seit der jüngsten Optimierung: Die Bewohner:innen haben jetzt Zugriff auf eine Übersicht über ihre gemeldeten Beanstandungen, was die Transparenz nochmal erhöht. Neben den E-Mail-Benachrichtigungen ist das eine wertvolle Informationsquelle, um den Kund:innen eine schnelle Überblicksmöglichkeit zu bieten.
edr software: Wie bewerten Sie den Service der edr software?
STRABAG Real Estate: Der Support ist schnell und kompetent! Probleme wurden bisher immer verlässlich innerhalb kürzester Zeit gelöst.
Interview mit Anwenderin der Li-App (Bewohnerin)
edr software: Wie wurden Sie an die mydocma Li-App herangeführt?
Anwenderin: Die Einführung sah so aus, dass ich bei der Wohnungsübergabe auf das Scannen des QR-Codes am Zählerschrank oder in der Unterlagenmappe hingewiesen wurde. Das war völlig ausreichend, da wegen der benutzerfreundlichen Oberfläche keine Schulung notwendig ist.
edr software: Welche zentralen Ansprüche stellen Sie an eine Beanstandungs-App?
Anwenderin: Für mich als Bewohnerin ist es wichtig, dass ich Mängel schnell und unbürokratisch an die zuständige Stelle kommunizieren kann. Die Bedienung der App sollte selbsterklärend sein und keiner großen Einweisung bedürfen. Bilder sagen oft mehr als Worte, deshalb ist die fotografische Dokumentation meines Erachtens ein ganz elementarer Bestandteil bei der mobilen Aufnahme.
edr software: Erfüllt unsere Living App Ihre Erwartungen?
Anwenderin: Ja! Als Bewohnerin wünsche ich mir, dass ich Mängel mit geringem Aufwand melden kann – unmissverständlich, mit allen für den Bearbeitungsprozess erforderlichen Angaben. Und ich erwarte mir eine schnelle Reaktion auf meine Benachrichtigung. All das vermag die Living-App zu leisten.
edr software: Was sind für Sie als Bewohnerin die größten Vorteile der Lösung?
Anwenderin: Aus meiner Sicht ist das unkomplizierte Anzeigen von Mängeln mit dem Smartphone oder Tablet, also Geräten, die man in der Regel schnell griffbereit hat, ein großer Benefit. Dank der App ist das jetzt jederzeit möglich – ganz unabhängig von Bürozeiten und Wochentagen. Ich begrüße es sehr, dass mich das System über die Abarbeitungsschritte informiert und ich mir über die Historie jederzeit einen Überblick über meine gemeldeten Mängel verschaffen kann.
edr software: Wie empfinden Sie die Benutzerfreundlichkeit bei der mydocma Li-App?
Anwenderin: Die Bedienung der Living App ist durchweg intuitiv.
edr software: Wie bewerten Sie den Service/Support der edr software?
Anwenderin: Die App läuft reibungslos, deshalb musste ich bisher noch keinen Support der edr software in Anspruch nehmen.
Diese Kunden bauen auf edr software
