Bauwert & Industria Wohnen

Living Circle: Mängelmanagement hoch zwei

Mängelmanagement mit Datensharing

Wohnkomplex LIVING CIRCLE an der Grafenberger Allee in Düsseldorf, © INDUSTRIA WOHNEN

Der in den „Living Circle“ umgebaute ehemalige Thyssen-Trade-Center in Düsseldorf ist nicht nur von der Formensprache und vom Umgestaltungskonzept eine runde Sache: Das in Halbkreisen angelegte Wohnquartier ist auch ein Vorzeigeobjekt für gelungenes Mängelmanagement. Das Erfolgsrezept: Projektentwickler BAUWERT und Investor INDUSTRIA WOHNEN wickeln sämtliche Schritte in der Mangelbearbeitung mit der Softwarelösung mydocma MM ab und sorgen mit der Schnittstellenanwendung mydocma SH für einen äußerst effizienten Datenaustausch untereinander.

Wohnungsnot macht erfinderisch

Mit „Living Circle“ schlug die Berliner BAUWERT, bekannt durch zahlreiche Neubauprojekte an innerstädtischen Top-Adressen, gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: städtebaulich und marktbedingt. Das ehemalige Bürogebäude stand seit 2011 leer und der Voreigentümer hatte große Vermietungsprobleme. Gleichzeitig mangelte es in der Landeshauptstadt Nordrhein-Westfalens ganz erheblich an bezahlbarem Wohnraum. BAUWERT erwarb das Grundstück und wandelte das verwaiste Büroensemble unter großer politischer Zustimmung in 340 neue Mietwohnungen, eine Kita, einen Supermarkt und große Grünflächen um – ohne dabei in die ursprüngliche Grundform einzugreifen. Ein kniffliger Umbau von in Deutschland bisher einzigartiger Größenordnung, den auch hochkarätige Fachkreise gebührend würdigten: Für das bundesweite Leuchtturmprojekt heimste die Bauherrin sowohl den Immobilien Award 2017 in der Kategorie „Projektentwicklung Bestand“ als auch den deutschen Bauherrenpreis 2018 in der Kategorie „Umnutzung für das Wohnen“ ein. Seinen reichen Erfahrungsschatz hat der Bauunternehmer über 330 Projekten mit einem beachtlichen Investitionsvolumen von rund fünf Milliarden Euro zu verdanken. Der außergewöhnliche Wohnkomplex wurde Ende 2017 fertiggestellt und planmäßig an den Käufer, den Immobilien-Spezialfonds Wohnen Deutschland II, übergeben. Fondsmanager ist die INDUSTRIA WOHNEN – eine Tochtergesellschaft der Degussa Bank, die seit über 60 Jahren erfolgreich als Wohnungsunternehmen und Immobilienmanager am Markt agiert.

Ausgangslage

Die Anfänge

BAUWERT: Der Wunsch nach Standardisierung

Wohnanlage „Living Circle“ in Düsseldorf, Stadtquartier „Box Seven“ in Berlin, Luxus-Appartements „Klostergärten“ im historischen Zentrum der Hauptstadt, … – „Bei unseren vielen gleichzeitig laufenden Projekten ist ein einheitliches Vorgehen in der Mangelbearbeitung zwingend erforderlich, um nicht an Produktivität einzubüßen“, sagt Holger Kroß, Projektmanager bei der BAUWERT. Bereits im Jahr 2015 wurde im Unternehmen der Wunsch nach einer effizienten digitalen Lösung laut, woraufhin die Geschäftsführung und Mängelmanagement-Zuständige des Hauses drei Produkte genauer ins Visier nahmen. Die Zielvorgabe: Es sollte eine Software ausfindig gemacht werden, die – von der mobilen Mangelaufnahme vor Ort bis zur Dokumentation in der Gewährleistungsphase – den kompletten Bearbeitungsprozess mit allen Projektbeteiligten abbildet und automatisiert. „mydocma MM entspricht unserem gewünschten Gesamtpaket“, resümiert Kroß und lobt: „Das Mängelmanagement der edr software bietet mit Funktionen wie z.B. der Fotodokumentation, Planverortung, automatischen Fristenverfolgung und dem leicht generierbaren VOB-Schriftverkehr ein Maximum an Anwenderfreundlichkeit.“

INDUSTRIA WOHNEN: Mit Excel an die Grenzen gestoßen

„Wir haben bis zur Einführung von mydocma MM Mängel über Excel-Listen erfasst“, berichtet Andreas Jacobi, Portfoliomanager bei der INDUSTRIA WOHNEN. „Das sind große Tapeten, in denen man zwar filtern kann, doch nach und nach geht schlicht und ergreifend die Übersicht verloren“. Während der Bauzeit von „Living Circle“ habe man mitbekommen, wie effizient die BAUWERT mit dem digitalen Helfer für das Mängelmanagement verfahre und sei neugierig geworden. Den entscheidenden Anstoß gab ein gemeinsames Meeting, in dem die Projektverantwortlichen der INDUSTRIA genauer in die Thematik eingeführt wurden. „Wir haben festgestellt, dass es eine sehr einfache Lösung ist, um Mängel systematisch einzupflegen und alle Nutzer immer auf dem neuesten Stand zu halten“, berichtet Jacobi.

Lösungsweg

Und so war es im Februar 2017 beschlossene Sache: Das Unternehmen führte für das Mängelmanagement von „Living Circle“ mydocma MM als Cloudanwendung ein und stattete auch den für die Vermietung und Betreuung der Wohnanlage engagierten Omega Immobilien Service mit der leistungsstarken Software aus. Im Vorfeld übertrug die edr software mit der Schnittstellenanwendung mydocma SH eine größere Anzahl von Mängeln aus Excel in das mydocma MM der INDUSTRIA, jede Wohneinheit bekam den entsprechenden Grundriss zugewiesen und es wurde die von der BAUWERT bereitgestellte Gebäudestruktur des neu kreierten Lebensraumes ins System übernommen. Damit war der Einstieg ins digitale Mängelmanagement besiegelt und der Weg für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Geschäftspartnern während der Gewährleistungsphase geebnet.

Nutzen und Vorteile

Bewährtes Mängelmanagement im Arbeitsalltag

Systeme im Einklang dank mydocma SH

Grob skizziert läuft das Mängelmanagement im Quartier „Living Circle“ nach dem folgendem wiederkehrenden Schema ab: Der Käufer INDUSTRIA WOHNEN meldet Mängel an den Verkäufer BAUWERT, um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen. Nachdem der Bauherr seiner Pflicht nachgekommen ist und die Schäden behoben hat, erhält der Investor die Freimeldung und der vor Ort tätige Immobilien Service Omega folglich das „Go“ für die Nachkontrolle. Um das gesamte Prozedere für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten, brachte die edr software auch hier das flexible Schnittstellenmanagement mydocma SH ins Spiel. Es synchronisiert in einem festgelegten Zeitintervall die Mangeldaten der verschiedenen mydocma MM-Systeme und so sind alle Beteiligten über neue Mängelanzeigen und jegliche Statusänderungen sofort im Bilde – ohne Umwege, ohne Bürokratieaufwand und ohne die eigenen Daten aus der Hand zu geben. Um den exakten Abgleich der Projektangaben gewährleisten zu können, erarbeitete der Münchner IT-Dienstleister vorweg ein detailliertes Protokoll für die Konfiguration. Das lieferte konkrete Antworten auf die Frage: Welche Informationen sollen in was für einem Umfang zu welchem Zeitpunkt ausgetauscht werden?

Transparenz auf ganzer Linie

„Dank mydocma SH spricht das gesamte Projektteam ein- und dieselbe Sprache“, sagt Kroß von der BAUWERT. Statt Informationen über verschiedene Kanäle wie z.B. E-Mail, postalisch oder telefonisch zu übermitteln oder sie manuell in Systeme übertragen zu müssen, erfolgt der Austausch zwischen den Geschäftspartnern gleich direkt über das System und ist daher strukturiert, lückenlos und unmissverständlich. Durch die vorausgegangene Konfiguration ist die Fehleranfälligkeit gleich null, zudem werden die Nutzer über jede erfolgreiche Übertragung per Empfangsbestätigung nochmal extra informiert.

„mydocma MM ist ein sauberes Steuerungs- und Kontrollinstrument“, betont Jacobi von der INDUSTRIA. „Ohne einen Fuß nach Düsseldorf setzen zu müssen, mache ich mir innerhalb von zehn Minuten ein genaues Bild über den Status quo im Objekt. Und ich kann die Arbeit unserer Partner damit ganz einfach überprüfen und gegebenenfalls anschieben.“ Nach Aussagen des Portfoliomanagers schätzen die Anwender, dass sie durch die vielen Filtermöglichkeiten im Handumdrehen klare to do-Listen parat haben. Ob „Mangelanzeige erstellen“, „Klärungsbedarf mit NU“, “Nachfrist abgelaufen“ etc. – in jeder Auswahl bekommen sie der Stand der Bearbeitung mit allen nötigen Angaben übersichtlich aufgelistet und können anstehende Aufgaben gezielt angehen.

Fazit

Blick in die Zukunft

Die Zukunft des Mängelmanagements heißt 4.0. und dafür sind die BAUWERT und die INDUSTRIA WOHNEN bestens gerüstet. Nachdem der Projektentwickler von „Living Circle“ die Digitalisierungsbestrebungen bei seinem Käufer angeschubst hat, kam der Stein richtig ins Rollen. Denn der erfolgreiche Immobilienunternehmer weitet das Thema nun auf folgende Bereiche aus:

Einsatz in allen Neubauprojekten

Die INDUSTRIA setzt mydocma MM künftig in allen Neubauprojekten ein und möchte auch ihre Verkäufer für die Lösung gewinnen.

SAP-Integration zur Datenaktualisierung

Der erfahrene Portfoliomanager hat das große Potenzial von mydocma SH sofort erkannt und die Thematik für „Living Circle“ weitergesponnen: Seit 2019 gleicht das universelle Schnittstellenmanagement relevante Angaben aus internen Verwaltungsprogrammen automatisch mit mydocma MM ab, um den Datenpool immer up to date zu halten.

Verwendung für alle Mangelarten

Bald werden nicht mehr nur die Gewährleistungsmängel sondern auch alle abnutzungsbedingten Schäden der Wohnanlage über die kompetente Software ordnungsgemäß abgewickelt.