KÖSTER-GRUPPE

Mängelmanagement im Sharing-Verfahren

Mängelmanagement und Schnittstellenanwendung

Brawo Park: Schlüsselfertiger Neubau eines 70 Meter hohen Bürohochhauses, © Köster GmbH, Osnabrück

Die Köster-Gruppe mit der Köster GmbH und den jeweils hundertprozentigen Tochterunternehmen Baresel Tunnelbau GmbH und Köster Planung GmbH ist in Deutschland führend im Hoch-, Tief- und Tunnelbau. Da bei der beachtlichen Firmengröße von mehr als 1.800 Mitarbeitern eine einheitliche Lösung zur effizienten Abwicklung von Baumängeln unerlässlich ist, nahm der Generalunternehmer im Jahr 2013 vier Softwareanbieter in einer Pilotstudie genau unter die Lupe. Mit docma®MM für das Mängelmanagement und docma®SHARE für den automatischen Datenabgleich mit Bauherren konnte die edr software den Zuschlag für sich verbuchen.

Ausgangslage

Rund 300 Bauprojekte realisiert die Köster-Gruppe jährlich: Forschungscampus ARENA 2016 in Stuttgart, Holiday Inn in Düsseldorf, Schul- und Verwaltungszentrum in Dresden, Logistikzentrum „Gazeley“ in Mannheim… – die Referenzliste ist ellenlang und zeichnet sich durch eine große Vielfalt aus. Bei der Fülle an Objekten lag es auf der Hand, dass die Führungsspitze im Jahr 2013 die Entscheidung fällte, die Prozesse im Mängelmanagement mit einer Software zu optimieren. Eine Insellösung stand dabei außer Frage, vielmehr strebten die Verantwortlichen ein Produkt an, das durch eine entsprechende Schnittstellenprogrammierung mit anderen Systemen zu kommunizieren vermag. Außerdem kam für sie nur eine Anwendung in Betracht, mit der sie alle Mängelprozesse des Konzerns genau im Blick haben. Aus Gründen der Datensicherheit und wegen der ausgezeichneten Expertise innerhalb der eigenen IT-Abteilung zielte ihre Suche auf eine Inhouselösung ab, sprich die Bereitstellung sollte später im lokalen Netz erfolgen.

Vor Einführung der passenden Software wurde der Markt intensiv sondiert. Nach dem Grundsatz „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ rief die Unternehmensgruppe eine einjährige Pilotphase ins Leben, in der sie vier auserwählte Softwareprodukte in jeweils zwei Bauprojekten unter Realbedingungen vor die Bewährungsprobe stellten.

Lösungsweg

docma®MM als Kaufversion war für Köster das Mittel der Wahl: Die Lösung machte in der Probephase beim Bau des Steigerwaldstadions in Erfurt und des Verwaltungsgebäudes Business Center II im BraWo Park in Braunschweig das Rennen und erweist dem großen Bauunternehmen nun schon seit dem Jahr 2014 gute Dienste. „Der unternehmensweite und offene Ansatz hat uns überzeugt“, resümiert Carsten Busse, Mitglied der Geschäftsleitung. „Durch die projektübergreifenden Auswertungsmöglichkeiten haben wir das richtige Werkzeug an der Hand, um sämtliche Prozesse in der Mängelbearbeitung genau überblicken und optimieren zu können.“ Das Unternehmen schätzt „die gelungene Kombination von leistungsstarker Software und breitgefächertem Serviceangebot“. Denn der pragmatische IT-Dienstleister steht in allen wichtigen Phasen der Prozesskette mit Rat und Tat zur Seite: Angefangen vom ersten Workshop zur Erfassung bestehender Abläufe, über die individuelle Konfiguration der Unternehmenslösung bis hin zur Schulung vor Ort.

Nutzen und Vorteile

docma®SHARE – ein verbindendes Element in der Systemlandschaft

 

Stammdatensynchronisation über die REST API-Schnittstelle

Für den notwendigen Abgleich von Stammdaten mit docma®MM wurden zwei mögliche Anwendungsszenarien diskutiert: Entweder erfolgt er über die REST API-Schnittstelle oder über das universelle Schnittstellenmanagement docma®SHARE der edr software, womit sämtliche Systeme, wie z.B. Excel, ERP- oder CRM-Lösung, problemlos miteinander agieren können. Aufgrund des exzellenten IT-Knowhows im eigenen Unternehmen wählte das Entscheidungskomitee bei Köster die Variante, docma®MM über REST API an das bereits implementierte RIB Geschäftspartner-, Auftrags- und Projektmanagement anzubinden. In diesem sind alle relevanten Informationen aus den operativ-technischen und kaufmännischen Bereichen strukturiert zusammengeführt. Damit stellt das Unternehmen sicher, das kongruente Grundlagendaten der Nachunternehmer wie Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Email, Gewerk, Vertrag und andere Projektvariablen aus der zentralen Datenbank in docma®MM übertragen und täglich abgeglichen werden. „Das ist ein großer Effizienzgewinn für uns, da es die Daten für das Mängelmanagement ohne manuelles Zutun immer auf dem aktuellsten Stand hält und Zugriffsrechte aus unserer Projektverwaltungssoftware automatisch weitergibt“, schwärmt Dany Prescod, Projektsteuerer bei Köster und Verantwortlicher für kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) im Unternehmen.

 

Bauherrenintegration mit SHARE Ass im Ärmel für die künftige Kundenbetreuung

In den Planungen für das Jahr 2019 hat Köster vorgesehen, sich das große Potenzial der flexiblen Schnittstellenanwendung docma®SHARE noch deutlich mehr als bisher zunutze zu machen: Anstatt den Bauherren Zugriff auf die lokale IT-Landschaft zu gewähren, wird ihnen der Generalunternehmer auf Wunsch ein eigenes Mängelmanagement-System in der edr software-Cloud zur Verfügung stellen. Damit kann er sein eigenständiges docma®MMSystem ganz einfach mit denen seiner Auftraggeber koppeln, um relevante Daten abzugleichen. Nachdem dieses Vorgehen in drei Pilotprojekten bereits erfolgreich getestet wurde, soll es den Kundenservice in Zukunft noch attraktiver gestalten.

Durch automatisch übergebene Mängel und Statusänderungen gewinnen beide Seiten kostbare Zeit und die Verortung ist durch die einheitliche Raumstruktur für alle Beteiligten immer eindeutig. Jeder bleibt „Herr“ seiner eigenen Daten, da keiner in die Systemumgebung des Anderen eingreift. Fehleranfällige und zeitaufwendige doppelte Dateneingaben sind durch das Sharing-Prinzip passé: Fotos, Planausschnitte, Mangelstammdaten wie z.B. der Strukturbaum, Gewerklisten oder Gewährleistungsfristen werden einfach übernommen, was die Qualität der Daten enorm erhöht und den Projektbeteiligten bürokratische Arbeiten wie z.B. Mängelschreiben erspart.

Das Hosting und die Betreuung von Kösters externen Anwendern liegt dabei einzig und allein in den Händen der edr software: Sie können dort Serviceleistungen inklusive der Hotline in Anspruch nehmen, so dass für den Bauunternehmer mit docma®SHARE ausschließlich ein Nutzen und keinerlei Mehraufwand verbunden ist. Um Berührungsängsten bei den Bauherren entgegenzuwirken, sind ihre Versionen entsprechend einfach konfiguriert und leicht zu handhaben.

 

edr software – Pionier für mobiles Mängelmanagement

Im Vergleich zu den Mitbewerbern hat der Münchner IT-Dienstleister schon früh mit der Entwicklung einer entsprechenden App begonnen und so kann docma®MM mobile mit einer äußerst ausgereiften Benutzerführung und thematischer Tiefe aufwarten. „Unser Unternehmen profitiert in erheblichem Maße davon, dass Bauleiter per Handy oder Tablet Mängel im Handumdrehen direkt auf der Baustelle aufnehmen und nachkontrollieren können“, lobt Projektleiter Prescod. „Da die App sehr intuitiv aufgebaut ist, können unsere Anwender ohne großen Schulungsaufwand ins mobile Mängelmanagement einsteigen.“ Technische Annehmlichkeiten wie beispielsweise die Fotodokumentation, Spracherkennung oder Standorterkennung über QR-Codes sorgten dabei für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Fazit

„Mit der edr software haben wir einen Geschäftspartner an unserer Seite, der uns sowohl durch seine IT-Expertise als auch durch sein Prozessverständnis für den Bau überzeugt“, sagt Geschäftsleitungsmitglied Busse. „Die anwenderfreundlichen Softwareprodukte haben technisch wie fachlich Hand und Fuß.“ Das aus der Ingenieurgesellschaft EDR hervorgegangene IT-Unternehmen weiß, worauf es bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ankommt und versteht, gemäß der Devise „Viele Wege führen zum Kunden“, Wettbewerbsvorteile für seine Auftraggeber zu generieren: Gerade für ein Mängelmanagement dieser Größenordnung ist die Schnittstellenanwendung docma®SHARE das Tüpfelchen auf dem i, da sie Projektbeteiligte über Unternehmensgrenzen hinweg problemlos miteinander vernetzt und eine äußerst effiziente Zusammenarbeit ermöglicht. Höchstes Lob verdient nach Aussage des zuständigen Projektmanagers auch das gut geschnürte Servicepaket der edr software mit Telefon-Hotline, E-Mail-Support, 1:1-Beratung via Teamviewer, etc., – es sorgt bei den docma®MM-Anwendern für einen durchweg reibungslosen Arbeitsfluss, so dass sie sich jederzeit auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können.

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Claudia Jung

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