SÜSS Beratende Ingenieure

Daily Business erfolgreich digitalisiert

Dokumentenmanagement und Mängelmanagement

Neubau der Frauen- und Hautklinik in Heidelberg, © Frauen- und Hautklinik Heidelberg

Hauptzutaten für eine effiziente Digitalisierung des Projektgeschäfts sind: Leistungsstarke Softwareprodukte und ein kompetenter Partner, der Unternehmen vor, während und nach der Implementierung an die Hand nimmt. Süss Beratende Ingenieure (SBI) ist im Bereich der Planungs-Dienstleistungen für den Bau einer der digitalen Vorreiter und ein Paradebeispiel für gelungene Datenorganisation: Schon seit Jahren vertraut das Unternehmen auf intelligente Lösungen für das Dokumenten- und Mängelmanagement sowie auf den verlässlichen Rundum-Service der edr software.

Die international agierende Ingenieurgesellschaft für technische Gebäudeausrüstung mit Schwerpunkt Krankenhaus- und Industriebau ist seit über 40 Jahren eine feste Größe in der Branche und hat bereits mehr als 1100 Projekte für die unterschiedlichsten Gebäudetypen und Bauaufgaben realisiert. Millionen- und milliardenschwere Bauten wie beispielsweise das Klinikum Crailsheim, das multifunktionale Klinikum St. Petersburg oder die Frauen- und Hautklinik der Universität in Heidelberg gehören zu den durchweg namhaften Referenzen des innovationsfreudigen Familienunternehmens. Dank gut gefüllter Auftragsbücher gründete es neben dem Hauptstandort in Nürnberg auch Niederlassungen in München und Frankfurt.

Ausgangslage

Empfehlung ist die beste Werbung

Viele Großaufträge und ein stetig anwachsender Personalstamm auf aktuell über 80 Mitarbeiter veranlasste das Unternehmen bereits 2011 dazu, sich nach einer flexiblen Softwarelösung für die gesamte Projektkommunikation umzusehen. Angeregt durch die positiven Erfahrungsberichte seines Partnerbüros Wörner Traxler Richter nahm es das Produkt- und Serviceangebot der edr software genau unter die Lupe und wurde von dem Gesamtpaket überzeugt: Denn der ursprünglich aus der Ingenieurgesellschaft EDR GmbH hervorgegangene IT-Dienstleister kann nicht nur mit ausgereifter Software und umfassender Kundenbetreuung punkten, sondern verfügt obendrein auch noch über ein fundiertes Bauwissen.

Lösungsweg

Der Weg zur papierlosen Baustelle

Digitale Helfer für das Dokumenten- und Mängelmanagement

Für das Plan- und Dokumentenmanagement führte das Unternehmen Süss zunächst das auf Lotus Notes basierende EDM-System ein und um Prozesse in der Bauüberwachung effizienter zu gestalten, wurde 2013 die Lösung mydocma MM für das Mängelmanagement implementiert. Mit dieser Anwendung automatisiert es seither sämtliche Schritte der Mangelbearbeitung – angefangen von der mobilen Erfassung, über die Erstellung von Schriftverkehr nach VOB bis hin zu Gewährleistungsverfolgung. Gleich zu Beginn stellte mydocma MM in fünf verschiedenen Bauprojekten für die J.W. Goethe Universitätsklinik in Frankfurt seine Leistungsfähigkeit unter Beweis und bis dato hat es den erfolgreichen Ingenieuren in mehr als 20 Großprojekten gute Dienste erwiesen.

Von EDM zu DocuWare

Als das Münchner Softwareunternehmen im Jahr 2014 die EDM-Lösung zur Generierung digitaler Bauakten einstellte, um dem im Bau- und Immobiliensektor einsetzenden Trend hin zu einer Outlook-fokussierten Technologie zu folgen, blieb Süss seinem Geschäftspartner treu. Das Ingenieurbüro führte das empfohlene Dokumentenmanagement-System (DMS) von DocuWare als Inhouselösung ein und schaffte die dazu passende Serverlandschaft an. Die edr software hatte den intelligenten virtuellen Projektraum mit Workflow-Funktion nach einem Jahr intensiver Marktsondierung als Top-Favorit unter den DMS-Anwendungen auserkoren und wurde von dem Anbieter DocuWare sogleich als Lösungspartner mit Gold-Status aufgenommen. Für die Entscheidung von Süss war besonders ausschlaggebend, dass sich vorhandene Datenbestände in die neue DMS-Lösung nahtlos integrieren lassen, der komplette Dokumentenpool standortübergreifend zur Verfügung steht und die Eingabe- und Suchmaske branchenspezifisch konfigurierbar ist.

Eine Umstellung ohne Hürden

Beim Umstieg von einer auf die andere Software müssen Unternehmen nicht selten Stolpersteine in Kauf nehmen: Es gilt sowohl technische als auch personelle Herausforderungen zu meistern. Um seinem Kunden den Weg zur digitalen Baustelle zu ebnen, hat die edr software im Vorfeld eine präzise Roadmap erarbeitet. Bereitstellung, Installation, Konfiguration, Pilotbetrieb, Produktivsetzung – die für jede Etappe erforderlichen Arbeitsschritte waren fix terminiert und somit konnte sichergestellt werden, dass das operative Tagesgeschäft durch die Umstellung nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Für die Migration bestehender EDM-Daten in das neue System rief sie eine eigene Technik ins Leben. Dafür wurden die über drei Jahre angesammelten Dokumente durch edr software aus den bestehenden Datenbanken inklusive Indexwerte exportiert. Mithilfe eines neu entwickelten Tools ließ sich das Datenmaterial anschließend unkompliziert indexieren und ins DocuWare-Archiv importieren.

Weil aber selbst ausgereifteste Technik ihr komplettes Potenzial nur entfalten kann, wenn Anwender sie richtig beherrschen, wurde ein umfassendes Schulungs- und Supportangebot gestrickt. In Workshops, Gruppen- und Onlineschulungen führten DocuWare-Spezialisten die Belegschaft von Süss völlig mühelos an die neue Software heran. Dabei kam den Teilnehmern sicherlich auch zu Gute, dass das System mit einer intuitiv bedienbaren Oberfläche und mit vielen technischen Hilfestellungen ausgestattet ist, wie z.B. mit automatischer Indexierung, vorgefertigten Such-Filteroptionen, praktischer Stempel-Funktion oder einfacher Volltextsuche.

Nutzen und Vorteile

Zukunftssicher ausgerichtet

Das Ingenieurbüro packte die Gelegenheit beim Schopfe und passte das neue System gemeinsam mit der edr software maßgeschneidert an die individuellen Bedürfnisse an: Neben gängigen Kategorien wie beispielsweise „Schriftverkehr allgemein“ oder „Berechnung“ definierte es sinnvolle branchenspezifische Ablagebegriffe, z.B. „Aktennotiz – Bauleitung“, „Bautagebuch“, „Montagepläne“ oder „Nachtrag“. In knapp 30 Kategorien sind alle Daten an Ort und Stelle abgelegt und über die clevere Indexierung in Sekundenschnelle aufgerufen. Die Outlook-Integration von DocuWare bietet eine Maske, mit der die Anwender elektronische Post auf schnellstem Wege direkt aus der E-Mail-Software ins Archiv verschieben, an andere Personen übermitteln oder Workflows zur weiteren Bearbeitung in Gang setzen. Alle postalisch eingehenden Dokumente werden gescannt und per Drag-and- drop einfach ins System eingespeist. Ob Akquisition, Qualitätsmanagement, Recht, EDV/IT, Buchhaltung, Personal, … – durch die flexible Skalierbarkeit war das kompetente Dokumentenmanagement schon nach wenigen Wochen auf alle Abteilungen ausgerollt.

Fazit

Zwei Lösungen – unzählige Vorteile

„DocuWare ist das Nervenzentrum unseres Unternehmens. Es ist exakt auf unsere tägliche Praxis zugeschnitten und fügt sich durch die Verknüpfung mit Outlook perfekt in unsere gewohnte Arbeitsumgebung ein“, sagt Holger Süss, der das Unternehmen gemeinsam mit seinem Bruder leitet. „Durch intelligente Funktionen wie die Volltextsuche oder das selbstständige Herauslesen von Indexbegriffen bei der Ablage gewinnen unsere Mitarbeiter kostbare Zeit und können sich auf die wesentlichen Dinge in der Projektarbeit konzentrieren.“ Dank des Versionsmanagements habe sein Personal jetzt nicht nur alle Geschäftsprozesse im Griff sondern vermeide auch Chaos bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. „DocuWare ist ein lernendes System“, lobt der Geschäftsführer. Durch Bestätigen oder Korrigieren lernt der Intelligent Indexing-Service bei jeder Eingabe dazu und schon beim zweiten oder dritten Mal, nachdem ein ähnliches Dokument abgelegt worden ist, vergibt das System alle Begriffe automatisch richtig.

„Seitdem wir die Anwendungen für das Dokumenten- und Mängelmanagement im Einsatz haben, arbeiten wir wesentlich einheitlicher, transparenter und vernetzter als zuvor“ resümiert Süss. Mit mydocma MM und DocuWare sichert sich das Unternehmen außerdem gegen wirtschaftliche Schäden ab: Ein filigranes Rechte- und Rollensystem bietet ihm Schutz vor unautorisiertem Zugriff und Fristen, ob für die eigene Aufbewahrung oder für Kunden, werden damit konsequent eingehalten und verfolgt. Alles in allem gestalten die Lösungen das Daily Business für alle Mitarbeiter deutlich effizienter, da sie sowohl den Kommunikationsfluss als auch die zu erledigenden Aufgaben durch Standardisierungen optimieren.

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