10. Februar 2022
Jour Fixe: Müheloses Protokoll-Management mit DocuWare
Reduzieren Sie im Nachgang von Jour Fixe-Besprechungen Ihren Zeitaufwand auf ein Minimum, indem Sie das Protokoll-Management von DocuWare (DMS) nutzen.
Jour fixe leitet sich aus dem Französischen ab - von "jour" für "Tag" und "fixe" für "festgesetzt, fix". Die Bedeutung: regelmäßig [an einem bestimmten Wochentag] stattfindendes Treffen eines bestimmten Personenkreises
Definition gemäß Duden
Fester Wochentag, feste Zeit, fester Personenkreis: Der Jour Fixe, ob rein digital, als Hybrid-Meeting oder analog, ist für viele Mitarbeiter eine Konstante im Unternehmensalltag – allem voran in der Projektsteuerung. Sinn und Zweck des regelmäßigen Besprechungstermins ist: Alle Beteiligten up to date zu halten, offene Fragen zu klären, Bearbeitungsstände abzugleichen, Ergebnisse zu kommunizieren, nächste Schritte festzulegen, konkrete Arbeitsaufträge zu verteilen und Termine zu setzen. Im Jour Fixe-Protokoll gilt es alle relevanten Punkte festzuhalten. Erstellen, verteilen und speichern Sie die Verlaufs- und Ergebnisdokumentation jetzt einfach gleich da, wo sie auch hingehört: direkt im Dokumentenmanagement-System (DMS).
Mit dem intelligenten DMS DocuWare sind alle To-dos rund um die wichtige Jour Fixe-Nachlese ganz schnell abgearbeitet:
1. Schritt: Jour Fix-Vorlage auswählen & die Bearbeitung starten
Fetten, Einschübe, Abstände, Tabellen,… – Ihnen raubt das übersichtliche Strukturieren von Jour Fix-Protokollen jedes Mal aufs Neue den letzten Nerv? Sparen Sie sich die Geduldaufgabe, indem Sie für das letzte Protokoll mit dem richtigen Layout und Text- und Zeichenformatierungen nutzen. Sie müssen nur noch die wesentlichen Besprechungsinhalte einfügen – fertig!
2. Schritt: Protokollablage im DMS mit dem DocuWare Printer
Das digitale Jour Fixe-Protokoll wird über die Printer-Funktion ohne Umwege direkt im DocuWare-Archiv abgelegt. Das Dokumentenmanagement-System gewährleistet einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente und erhöht die Datensicherheit – für Unternehmen ein großer Pluspunkt hinsichtlich Compliance und Risikominimierung.
3. Schritt: Automatisierter Versand des Jour Fixe-Protokolls an alle Projektbeteiligten
Der Versand der Mitschrift an den vorgesehenen Empfängerkreis erfolgt per Knopfdruck über eine definierte Workflow-Aufgabe, in der der Standardverteiler hinterlegt ist. Bei Bedarf können problemlos weitere Adressaten manuell hinzugefügt werden. Das Besprechungsprotokoll wird im PDF-Format ausgesendet.
Zusatzfunktionen für effizientes Projektmanagement
Versionierung, Stempeln, Volltextsuche, Änderungsverfolgung, Aufgabenmanagement, Workflow-Automation, Planmanagement,… – die digitale Dokumentenverwaltung DocuWare bietet Ihnen zusätzlich noch eine Reihe weiterer Funktionen, um sämtliche Tätigkeiten rund um den regelmäßigen Besprechungstermin effizient abzuhandeln.
