10. Februar 2022

Jour Fixe: Müheloses Protokoll-Management mit DocuWare

Reduzieren Sie im Nachgang von Jour Fixe-Besprechungen Ihren Zeitaufwand auf ein Minimum, indem Sie das Protokoll-Management von DocuWare (DMS) nutzen.

Jour fixe leitet sich aus dem Französischen ab - von "jour" für "Tag" und "fixe" für "festgesetzt, fix". Die Bedeutung: regelmäßig [an einem bestimmten Wochentag] stattfindendes Treffen eines bestimmten Personenkreises
Definition gemäß Duden

Fester Wochentag, feste Zeit, fester Personenkreis: Der Jour Fixe, ob rein digital, als Hybrid-Meeting oder analog, ist für viele Mitarbeiter eine Konstante im Unternehmensalltag – allem voran in der Projektsteuerung. Sinn und Zweck des regelmäßigen Besprechungstermins ist: Alle Beteiligten up to date zu halten, offene Fragen zu klären, Bearbeitungsstände abzugleichen, Ergebnisse zu kommunizieren, nächste Schritte festzulegen, konkrete Arbeitsaufträge zu verteilen und Termine zu setzen. Im Jour Fixe-Protokoll gilt es alle relevanten Punkte festzuhalten. Erstellen, verteilen und speichern Sie die Verlaufs- und Ergebnisdokumentation jetzt einfach gleich da, wo sie auch hingehört: direkt im Dokumentenmanagement-System (DMS).

Mit dem intelligenten DMS DocuWare sind alle To-dos rund um die wichtige Jour Fixe-Nachlese ganz schnell abgearbeitet:

1. Schritt: Jour Fix-Vorlage auswählen & die Bearbeitung starten

Fetten, Einschübe, Abstände, Tabellen,… – Ihnen raubt das übersichtliche Strukturieren von Jour Fix-Protokollen jedes Mal aufs Neue den letzten Nerv? Sparen Sie sich die Geduldaufgabe, indem Sie für das letzte Protokoll mit dem richtigen Layout und Text- und Zeichenformatierungen nutzen. Sie müssen nur noch die wesentlichen Besprechungsinhalte einfügen – fertig!

2. Schritt: Protokollablage im DMS mit dem DocuWare Printer

Das digitale Jour Fixe-Protokoll wird über die Printer-Funktion ohne Umwege direkt im DocuWare-Archiv abgelegt. Das Dokumentenmanagement-System gewährleistet einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente und erhöht die Datensicherheit – für Unternehmen ein großer Pluspunkt hinsichtlich Compliance und Risikominimierung.

3. Schritt: Automatisierter Versand des Jour Fixe-Protokolls an alle Projektbeteiligten

Der Versand der Mitschrift an den vorgesehenen Empfängerkreis erfolgt per Knopfdruck über eine definierte Workflow-Aufgabe, in der der Standardverteiler hinterlegt ist. Bei Bedarf können problemlos weitere Adressaten manuell hinzugefügt werden. Das Besprechungsprotokoll wird im PDF-Format ausgesendet.

Zusatzfunktionen für effizientes Projektmanagement

Versionierung, Stempeln, Volltextsuche, Änderungsverfolgung, Aufgabenmanagement, Workflow-Automation, Planmanagement,… – die digitale Dokumentenverwaltung DocuWare bietet Ihnen zusätzlich noch eine Reihe weiterer Funktionen, um sämtliche Tätigkeiten rund um den regelmäßigen Besprechungstermin effizient abzuhandeln.

Weitere Infos zu DocuWare

Gerne stehen wir für Fragen zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Claudia

Technische Redakteurin

BEITRAG TEILEN

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.