10. Oktober 2024
E-Rechnung: DocuWare − die Universallösung für alle E-Rechnungsprozesse
Der Countdown läuft: Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich startet ab Januar 2025. Sehen Sie dem Inkrafttreten gelassen entgegen − mit dem effizienten Rechnungsmanagement von DocuWare.
Die vom Bund ausgerufene E-Rechnungspflicht markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung papierloser Zukunft. Sie schafft die Grundlage für eine moderne, digitale Verwaltung − und optimiert die Prozesse im Rechnungswesen maßgeblich. Der Startschuss fällt bereits zum Jahreswechsel.
Haben Sie schon alle Vorkehrungen getroffen, um den neuen Standard in Ihrer Geschäftspraxis vorschriftsgemäß umzusetzen?
Mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare erfüllen Sie alle E-Rechnungsvorgaben – vollständig digital und hoch automatisiert. Das intuitive und multifunktionale DMS gestaltet den Übergang zur E-Rechnung mühelos und umfassend. Es sorgt für eine schnelle Rechnungsbearbeitung, automatisierte Workflows, medienbruchfreie Prozesse sowie für eine effiziente Archivierung und Datenbereitstellung. Dazu gewährleistet es höchste Compliance-Sicherheit und ist nahtlos in bestehende Systeme integrierbar. Profitieren Sie von einem durchgängigen Ansatz zur Optimierung Ihrer E-Rechnungsprozesse.
E-Rechnung − das Wichtigste in Kürze
Definition
Maschinenlesbare Rechnung – sie wird elektronisch erstellt, versandt, empfangen & medienbruchfrei weiterverarbeitet.
Technische Vorgaben
XML-basierte Datenformate wie XRechnung & ZUGFeRD − sie ermöglichen durch ihr strukturiertes Format eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten
Gesetzliche Grundlage
Wachstumschancengesetz – es verpflichtet den B2B-Bereich (Business-to-Business) ab 2025 zur E-Rechnung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren & die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern. Im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung. Unternehmen müssen unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) einhalten. Diese regeln u.a. die Verfahrensdokumentation und die Archivierung von E-Rechnungen.
Vorteile
verkürzte Durchlaufzeiten, minimierte Fehleranfälligkeit, bessere Nachvollverfolgbarkeit, gesenkte Verwaltung- und Materialkosten, mehr Umweltfreundlichkeit, mehr Termintreue, verbesserte Compliance & Sicherheitsstandards
Fristen
Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1.1.2026 ist auch die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen verpflichtend. Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind Bußgelder, steuerliche Nachteile, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, etc.
Übergangsweise sind bis 2027 Papierrechnungen und nicht-konforme E-Rechnungen mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig, sofern das rechnungsstellende Unternehmen einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro nicht überschreitet.
Die Aufbewahrungsfrist der E-Rechnungen entspricht der von Papierrechnungen und beträgt ebenfalls mindestens 10 Jahre.
Ab 2028 ist zudem mit der Einführung eines nationalen E-Reportings zu rechnen.
Wichtiger Hinweis
E-Rechnungen sind ausschließlich standardisierte Datenformate zur automatisierten Verarbeitung und Integration in Geschäftsprozesse. Folglich zählen in elektronische Formate umgewandelte Dokumente wie z.B. PDFs nicht dazu − der direkte Import aller Rechnungsdaten in die weiterverarbeitenden Systeme muss gegeben sein.
FAQ − Häufig gestellte Fragen
Welche E-Rechnungen können mit DocuWare rechtskonform verarbeitet werden?
DocuWare unterstützt schon seit Jahren standardmäßig die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD. Darüber hinaus können zahlreiche weitere nationale strukturierte E-Rechnungsformate verarbeitet werden wie Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien, FACTURAe aus Spanien und KSEF aus Polen.
Was verbirgt sich hinter den in Deutschland zulässigen Standardformaten X-Rechnungen & ZUGFeRD?
XRechnung
XRechnung ist eine der beiden deutschen Lösungen für die EU-Richtlinie und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrates entwickelt. Sie ist speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen konzipiert und nutzt ein XML-basiertes Format, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte und bildliche Rechnungen kombiniert. Es enthält eine visuelle Darstellung als PDF-Datei (PDF/A3) und strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format, sodass Rechnungen sowohl maschinell als auch visuell lesbar sind.
Wie ermöglicht DocuWare die automatische Weiterverarbeitung der E-Rechnungsdaten?
DocuWare verfügt über einen automatische Datenextraktionsfunktion, so dass sämtliche Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, RechnungstellerIn, Fälligkeit, etc. direkt aus den maschinenlesbaren Feldern der elektronischen Rechnung entnommen werden. Über die DMS-Lösung können alle nötigen Prozessschritte in Gang, gesetzt werden, wie z.B. interne Freigaben, die Übergabe in ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV), Finanzsysteme zur Zahlungsabwicklung, Archivierung, etc..
Ist DocuWare in der Cloud verfügbar?
Ist DocuWare mit bestehenden ERP-Systemen kompatibel?
DocuWare lässt sich problemlos in vorhandene ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, u.v.m. integrieren, um die automatische Buchung und Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen. Das spart Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
Wie unterstützt DocuWare die Compliance nach GoBD bei der Archivierung von Rechnungen?
DocuWare speichert Rechnungen in einem sicheren digitalen Archiv und überträgt automatisch relevante Werte aus den XML-Dateien als Indexdaten. So erfüllen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD, indem Sie Belege lückenlos für Betriebsprüfungen aufbereiten können. Zudem können Sie Rechnungen gemäß definierter Regeln zur Buchung freigeben oder in Genehmigungs-Workflows leiten. Abschließend wird ein Buchungssatz erzeugt, der direkt an Ihr ERP-System übergeben werden kann, um manuelle Dateneingaben zu minimieren.
Wie gewährleistet das Cloud-DMS DocuWare die Revisionssicherheit von E-Rechnungen?
DocuWare gewährleistet die Revisionssicherheit von E-Rechnungen, indem es die Rechnungen vor nachträglichen Änderungen, Manipulationen und Fälschungen schützt. Es ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen an den Dokumenten und erleichtert das schnelle Auffinden der benötigten Belege. Darüber hinaus können Nutzungsrechte vergeben werden, um den Zugriff auf die Rechnungen zu steuern und unberechtigten Zugriff zu verhindern.
Welche Schritte sind zu unternehmen, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?
Um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte durchlaufen:
- Aktuelle Prozessanalyse: Unternehmen müssen ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren und sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Mithilfe von DocuWare lassen sich alle Abläufe optimieren, von der Rechnungserfassung, über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Rechnungsbegleichung.
- Überprüfung der IT-Infrastruktur: Für eine effiziente E-Rechnungsabwicklung ist eine geeignete IT-Infrastruktur unerlässlich. Mit DocuWare ist sichergestellt, dass relevante Formate wie XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet und nötige IT-Lösungen zur weiteren Abwicklung integriert werden können.
- Schulung der MitarbeiterInnen: Die Einführung der E-Rechnung erfordert, dass MitarbeiterInnen über die neuen gesetzlichen Anforderungen sowie in der Handhabung von DocuWare geschult werden. Die edr software führt als DocuWare-Partner eine entsprechende Systemschulung durch.
E-Rechnungen − Prozessoptimiertes Rechnungsmanagement mit DocuWare
Die Topfacts auf einen Blick
- automatische Datenextraktion
- nahtlose Integration in Fremdsysteme (ERP, CRM, etc.)
- effiziente Workflow-Automatisierung, z.B. Genehmigungen/Freigaben
- validierte Rechnungsdaten durch Prüfmechanismen
- sichere Archivierung nach GoBD
- einfache Wiederauffindbarkeit
- rechtliche Konformität, z.B. E-Signaturen
- faktenstarkes Berichtswesen
- höchste Sicherheitsstandards, z.B Verschlüsselung/Zugriffskontrollen
- automatisierte Steuerberechnung
- Statusverfolgung
- automatisches Erinnerungssystem
- Compliance nach internationalen Standards
- intuitive Oberfläche
- mobiler Zugriff & Bearbeitung per App